候会制度

候会就是等候参与会议的议程。有些会议，如领导人的办公会议，往

往议题较多，涉及面较广，需要请有关方面的人员参加。必须参加后

一议题汇报讨论的代表如果与前一议题无关，秘书人员必须通知有关

人员在指定的时间到指定的地方等候，如大会安排代表发言、演讲，

要提前落实好发言、演讲人，并按时把他们引领到指定地点等候准时

发

言

。

　

　

　　必要性：在议题繁多的会议中，如果从会议一开始，便通知所有

涉及的单位和人员参加，而真正讨论每一单位的事项所花的时间不多

这样就造成了不必要的陪会，而且容易使会议的内容相互扩散。为此

有

必

要

实

行

候

会

制

度

。

　

　

　

　

意

义

：

　

　

　　1、保证会议前后相接，有条不紊的进行，既可节省时间，又不

至于使会议秩序混乱，保证各议题讨论的紧凑，也是保证各议题讨论

 

内

容

不

致

扩

散

的

重

要

措

施

。

　

　

　　2、保证每个所涉及的单位和人员及时参加会议，保证会议在对

“

”

任何一个议题讨论的时候，都没有无关人员在场，都没有 陪会 、
“

”

听会

的现象存在，同时又可改进会风。

　

　

　　3、实行候会制度，允许一部分人员只参加会议的一部分，是减

少会议人数，实现会议内容与参加会议人员的最佳组合的有效方法。

　

　

　　具体做法：秘书事先了解会议的议题和议程，预计每项议题开始

和结束的大致时间，并根据预计的时间通知有关人员提前在候会室等

候，当会议讨论到相关议题时，再及时组织其进入会场。组织进入会

场时，要安排专人负责后一议题与会人员的签到、引领与会人员进入

会场、处理领导临时交办的事项、传呼重要电话。要做到细心、稳重

不影响会议的正常进行。在该项议题进行完毕后，这部分人员即可退

出 会 议 。 在 会 议 进 行 到 其 他 议 题 的 时 候 ， 其 他 情 况 亦 是 如 此 。

　

　

　

　

操

作

时

注

意

：

　

　

　　1、秘书部门应指定专人管理这件事，对各项议题讨论时间的估

计 应 尽 可 能 大 体 准 确 ， 以 免 候 会 过 久 。

　

　

　　2

“

”

、在 会议议题通知单 上必须明确标出每个议题开始和结束的

时间，以便有关人员在规定的时间参加会议，并在与自己有关的议题

讨 论 完 毕 之 后 ， 可 以 随 之 开 展 自 己 正 式 进 行 的 工 作 。

　

　

　　3、会议主持人必须尽可能准确地按照会前所计划的时间安排会