案例与技术

本

:

摘要：

国内企业行政前台职位人员紧缺，同时流失情况严

重。在建立行政前台素质模型时，不仅要考虑胜任力因素，还

要加入留任因素，构建双核心特征的素质模型。在建模过程

中，根据美国O

*

NET的前台接待职位标准，重新分析和界定行

政前台的工作内容，构建符合国内企业行政前台的素质模型，

从而在招聘工作，能够清晰胜任力的标准，并改进行政前台

流失率的状况。

关键词：

前台  流失率  O

*

NET职位标准

和技术、中高层管理职位相比，行政前台职位看似级别

较低，工作普通，在我国职位体系里，属于管理类基础岗位之

一。但在现实中，行政前台的地位却十分重要，很多企业都视

行政前台为企业形象的反映、门脸。

行政前台在担当企业窗口的任务之外，还要处理大量的

行政事务，与方方面面的人员打交道。其工作内容比较琐碎，

需要耐心、细致的服务，需要较强公关、综合处理事务的能

力。这些对行政前台人员的素质提出了一定要求。

一、行政前台人员需求和使用现状

近年来，随着行政前台的需求量越来越大，企业对这类

人员需要十分迫切，该职位的薪资水平也水涨船高。和企业的

需求增加情形相反，行政前台人员却普遍对工作缺乏认同感，

工作满意度低，人员流失非常严重。原因之一，在于该职位

本身的工作特点，工作内容简单，但种类多；与方方面面打交

道，每天面对的非常规任务多，工作要求高。成长性低，很难

体现工作成就感。

前台人员紧缺状况长期存在，如何招聘和留任前台人员，

已成为人力资源部门人员面临的难题之一。

为了解决这一问题，很多企业投入了较多人力，加大招聘

力度，拓展招聘渠道。不仅在网络和现场招聘会上招募所需人

才，还到大学、大专院校中，建立合作关系，希望保证稳定的

毕业生来源。尽管如此，由于行政前台职位的特点，留不住人

的现象依然严重。

“能岗匹配”，是人力资源管理的核心理念之一。很多企

业在招聘中也十分重视这条原则，在招聘时明确职位所要求

能力素质，按照匹配原则进行筛选。

但在行政前台招聘实践中，经常出现这样的情形，一轮

或几轮面试后，聘用了适合的人选，于是入职上岗。但往往没

经过多久，就提出辞呈，理由是有更好的机会、出国、考研等

等。频繁出现的前台人员流失现象，向我们提出一个问题，仅

仅依靠胜任力模型或任职资格的要求筛选行政前台人员，是

否能够解决企业用人、留人的问题？

二、考虑胜任和留任双因素，构建行政前台素质模型

解决行政前台人员招聘的难题，方案之一是在招聘时不

仅考虑胜任的特征，还要考虑留任时长。许多面试官会询问应

聘者预期工作年限，往往得到应聘者称许性的回答。

那么如何考虑一个人可能的留任年限呢？影响留任的因

素分为内部和外部因素。其中，内部因素是应聘者的期望值、

需要满足、个性等心理和动力特征；外部因素有工作内容、企

业环境等。解决行政前台人员的高流失率，就要从内外部因

素入手，一方面，把留任因素考虑到素质模型中，通过内在心

理和动力特征来考查应聘者；另一方面，企业要从职位特点考

虑，提高行政前台人员的归属感和满意度，为行政前台人员做

详尽的职业规划，使他们感到成就感和成长性。

三、构建双核心特征素质模型的路径探讨

构建行政前台双核心特征的素质模型，而不仅仅只考虑

胜任特征，从方法上有以下几种：

1.开放式访谈

按照麦克莱兰构建胜任力模型的方法，在对行政前台绩

效水平进行辨别后，分别对绩优和绩效一般的行政前台人员

做开放式访谈，就其工作中经历的三件最成功的或最不成功

的事件讲述自己当时的表现、心理状态和情感。然后分析开放

式访谈的内容，经过编码、分析、对比、验证后，提出胜任力

模型。

构建双核心模型需要对以上方法进行改进。在开放式访

谈过程中，可以增加与留任有关的内容。例如，鉴别受访对象

的离职意愿，分别对离职意愿低和离职意愿高的人员进行访

谈，要求对方讲述愿意或不愿意长期在本企业从事行政前台

工作的原因。在编码、分析和对比时，也要提炼影响留任的因

素。同时按照麦克莱兰的方法，提炼胜任力因素，构建双核心

以胜任力和留任为双核心特征的行政前台素质模型