摘要：图档资料是电力设计部门信息管理和运用的重要工具。发挥信息技术优势，保
障电力设计院生产运维，快捷传递交流信息和实现信息共享，本文通过现代档案管理工作

 

现实问题分析，提出了切实可行的、符合新环境的有效对策。

 

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　　关键词：档案管理；转变；规范；对策
　　　　图档资料是电力系统保存设计信息的重要手段，也是管理和检修设备的重要依据。
随着信息技术的快速发展和大规模应用，人们生活的各个方面发生了巨大的变化，电力设
计院在正常运转过程中，产生的 CAD 或公文性电子文件越来越多，资料所在空间越来越
大，为了缩小档案保存空间，快捷传递交流信息和实现信息共享，必须提出切实可行的、

 

符合新环境的解决方案。
　　1 

 

现代的档案管理工作的转变

　　1.1 

 

档案存储载体的转变

　　随着信息化程度不断提高，电子文档以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质
文件，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现，通过计算机辅助设计使产品图
纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命

 

力，同时节约了成本，提升了便捷性。
　　1.2 

 

企业档案的分类变化

　　新环境下，传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理，在电子档案管理过程
中，一份完整的档案信息可以分散在几个管理系统中，信息系统依照规定指令根据工作目
标随时设立和调整类目，尽管各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案

 

管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。
　　1.3 

 

档案保存方式上也有所改变

　　在信息系统中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在
或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成

 

系统中去，则很难接触到档案。
　　大量的电子图纸不可能最后归档，管理者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监
督指导职能。参照国家相关政策制定出电力设计院的《电子文件管理办法》，要求电力图档
系统使用者在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电
子档案管理内容。使用者可以在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，

 

也要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。
　　2 

 

电子档案目前面临的问题

　　2.1 

 

档案的真实性有待确认

　　电子文件与纸质文件不同，其特性决定文件很容易被第三方修改，且很难追踪修改信
息。计算机创建文件并不像传统文件的一样签字、笔迹容易辨认，创建者可以随意更改电子

 

文件创建者的相关信息。
　　2.2 

 

档案安全性问题突出

　　由于互联网、3G 网络的普及，电子文件很容易分发出去。此外，一个终端上的电子文
件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容

 

的安全保密问题，带来了极大的威胁。
　　2.3 

 

档案保存时间性问题

　　随着 OA 的不断深人，很多设计院将会实现无纸办公，日常业务中所有的情况、决策、
信息存储在网络中，使用者只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档

“

”

案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现 黑客
问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥