3、
各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移
交相关文件资料。
7、
文件保管制度
1、
技术质量部,综合办应有存放资料的专门文件柜,并具备防火、
防
潮、防虫等安全条件。
2、 所有归档文件要进行分类登记。
3、 文档管理员要熟悉所负责的文档资料,了解使用者的需求。
4、 按文件类别,确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销
毁流程图。
(
1) 技术性资料、合同协议等保管期为 10 年。
(
2) 文档性资料保管期为 5 年。
(
3) 有明确规定保存期的文档,从其规定。
5、 涉及行业标准,技术规范等方面的文件资料应盖上“受控文件”章。将已过期文件资料盖
上
“作废文件”章,报批予以销毁。
6、 严格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防护工作。
7、 文件管理人员要定时检查文件专柜,核对件数,发现异常或被盗,丢失等情况,及时
向公司领导反映,妥善处理。
8、 根据公司的实际情况,新项目(例如:建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应及
时归档,对于项目周期较长的,建议各部门
3 周内将现有文件归档。
8、 文件保密级别
文件级别分为两级:机密和一般。
文件保密级别由文件制作部门确定,技术质量部或综合办审核。
九、档案借阅制度
1、
属于公司机密档案的,未经许可不得外借、外传。
2、
借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准。
3、
借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、
借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需
要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。
5、
调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污
文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
6、
借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以处理。
7、
发生档案损坏、丢失事件后,如系人为造成,公司将根据情况严重程度及所带来的
后果,追究有关人员的责任,依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。
北京威奥特信通科技有限公司
2002 年 9 月 25 日
北京威奥特信通科技有限公司