行政前台助理工作事项

1、

门禁安全、来访接待

1、

及时开门，避免人员等候。

2、

对于外部人员需礼貌询问身份，如是推销人员应尽快拒绝，避免影响
办公室人员的正常工作；如是公司客人，则应及时倒茶水并带领到前
台沙发处或会议室等候相关人员接待（如等候时间稍长可拿报纸杂志
给客人翻阅），领导的客人需询问后带往领导办公室内。

3、

客人离开需及时为客人开门，礼貌送客，必须面带微笑，必要时起身
送客。

4、

有人员出入后确认门已关上，保障公司财产的安全。

5、

如有公事需长时间离开前台岗位，向上司汇报并由交接人员暂时顶上，
不能长时间空缺无人。

2、

电话接听

1、

接听时需礼貌问好并报出公司名，确认来电人员身份后再转接至相关
人员的分机，对于推销人员礼貌拒绝并不予转接，避免出现不必要的
骚扰影响办公室人员的正常工作；不轻易把电话转进领导办公室，需
确认身份后再决定是否转接，不能随意透漏领导的手机及个人信息。

2、

电话铃响起 3 声后如领导或同事不在座位上需及时抢接电话，确认来

电人员身份后询问是否需要留言或回电，做好记录后及时告知相关人
员。

3、

保洁、花卉工作的跟进和检查

1、

每天留意保洁人员的工作情况，对其工作进行检查和监督，并时刻留
意办公室的清洁状况及需更换的生活用品。

2、

关注花卉的情况，提醒花卉人员更换及修剪花卉，如有新同事则可适
当添加办公桌上的小盆栽，保证良好的工作环境。

3、

及时给鱼缸换水，喂鱼。

4、

快递、传真、备用金登记

1、

收发快递都需对快递信息进行登记，以便日后可查阅地址和联系方式，
收到的快递登记完后及时交给收件人；发送快递需提前填好快递单并
联系快递人员前来发货，在发货后的一到两天确认快递是否已送达及
已签收，最后还要告知发件人快递的送达状况。

2、

收到的传真对传真信息进行登记，扫描电子版在前台存档，以备日后
查阅，最后把传真文件交给相关人员。

3、

由前台支出的公司每项费用都需对备用金使用情况进行登记，每项费
用的报销,都需要有发票或小票,妥善保存并且月底粘贴好报销单后全部

审核上交财务报销。

5、

考勤

1、

每天上、下班第一时间监督各位同事打卡情况并记录，确认员工考勤
现象的变动，如漏打卡则通知本人给上级主管签字。

2、

月底根据考勤卡统计月考勤报表，统计出勤天数及迟到处理情况提交
给人事部审核。

6、

办公用品、日用品管理

1、

每日整理回收纸，若是 A3 纸张需裁成 A4 纸的大小，及时放入打印机

托盘内以备用，随时添加。

2、

妥善保管办公用品，办公室人员的办公用品和日用品领用都需进行登
记，不可漏记或错记。定时留意领导的办公用品和日用品的使用情况，
及时为领导增添用品。