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2005

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办公室业务

定要放下官架子

,

待之以诚

,

晓之以理

,

导之以法 。即

使对方所提问题一时解决不了

,

面对你的友好态度他

也会大消其怨

,

为最终解决问题奠定良好的基础 。

要尊重信访者 。

即使上访者所提的要求不尽合理

,

在答复中也只可以指出其不合理之处

,

而不能流露出

轻蔑 、

嘲讽的态度

,

对一些不懂政策 、

偏执的上访者

,

秘

书人员要谨防因愤怒或者难堪而失控

,

说出一些与场

合 、

角色 、

对象不合的话来

,

这样不仅不能把工作做好

,

反而会使局面更加恶化 。总之

,

无论对方是否有理

,

秘

书人员都必须放下手中的工作认真倾听其陈述

,

让其

把话讲完再向其做解释 、开导 、劝慰工作

,

决不能以领

导有事 、

领导不在 、

我手头工作忙为由拒群众于门外 。

要讲究诚信 。秘书人员处理信访免不了要做出某

些承诺

,

有时由于信访者对问题把握不准

,

他的看法并

不正确

,

因此对他的承诺只能是礼仪性的 。比如

,

你可

以说

:

“我们一定向有关部门领导谈一下你提出的问

题 。”切记你做出的承诺必须兑现

,

绝不可当面承诺事

后却忘得一干二净 。

四 、

注重形象

,

随机应变

在一定意义上

,

领导的形象代表着一级组织的形

象 。领导干部当然应该注意维护自身的形象

,

同时

,

秘

书人员也要注意维护领导的形象和威信

,

不能随随便

便地对领导进行议论 。秘书是机关的“窗口”和领导的

“影子”

,

其个体形象反映着单位的总体面貌 。秘书不

仅要在办公室上班

,

还要经常出入各种场合

,

因此

,

秘

书的服饰也要随环境 、

场合的变化而不断变化

,

与活动

场所的气氛与规格相适应

:

庄重而严肃的会议

,

秘书的

打扮应正规大方

;

热烈而大型的庆典

,

秘书的服饰应典

雅而不俗 。另外

,

秘书如跟随领导出差

,

其服饰还要顾

及与领导服饰的搭配以及领导的心理感受

,

不可因过

分讲究而让领导相形见绌

,

也不能十分随意不加修饰

而影响领导的形象 。

浅谈秘书工作中的沟通技巧

在人际互动中

,

沟通无所不在 。所谓沟通

,

是指为

了一个设定的目标

,

把信息 、

思想和情感在个人或群体

间传递

,

并且达成共同协议的过程 。从某种意义上来

说

,

沟通不但是一种职业技能

,

而且也是一种生存的方

式 。作为一名秘书

,

想要当好领导的助手

,

除了需具备

基本的专业知识和技能之外

,

更重要的是要做好沟通

工作

,

不但能沟通

,

还要会沟通

,

也就是说要掌握沟通

的诸多技巧并灵活运用

,

这样才是一个合格的秘书 。

秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类

,

一是

领导

,

二是同事

,

三是群众和客户 。下面笔者结合工作

实际

,

谈谈和以上三类人群进行沟通的一些技巧 。

一 、

与领导的沟通技巧

穆罕默德曾经说过

:

“山不走过来

,

我就走向山 。”

对于秘书来说

,

要想当好参谋

,

就要学会走向领导 。但

是不同的领导有着不同的性格

,

在与他们的沟通当中

,

当然也要因人而异

,

特别要把握好以下几点

:

(

一

)

在与领导沟通时要认清自己的位置

无论何时何地

,

秘书人员要切记自己是领导的助

手

,

属于份内的事情要认真做好

,

除此以外不能擅做

主张 。要维护好管理层内部的团结

,

在向领导汇报 、

请

示 、反映问题时

,

不发表有关领导个人的议论

,

不当传

话筒

,

不说不利用于团结的话 。

(

二

)

与领导沟通时要学会未雨绸缪

领导每天需要面对和解决的事情很多

,

为了提高

沟通的质量

,

秘书人员要提前把沟通的目的以及表达

的方式思考成熟

,

对领导的工作日程也要有个清晰的

了解

,

还要对领导的心情做个大致的揣摩 。这样既能

节省时间

,

也能使沟通更为有效 。倘若在领导日程排

得很满 、心情又很糟糕的时候去与之沟通

,

往往会事

倍功半

,

不但达不到沟通的目的

,

反而会使领导对秘

书人员产生反感 。

(

三

)

针对不同性格的领导

,

采取不同的沟通方法

秘书平时在与领导的接触中

,

要学会观察

,

学会

总结 。针对不同性格的领导

,

找出适合与之沟通的方

秘书工作