办公室接待工作

接待工作主要由各级机关的办公室来承担。总体要求是：热情周到，

耐心细致，规范有序，客人满意。在具体操作中应注意把握好以下几

 

个

环

节

。

     

 

一 、 认 真 细 致 地 做 好 接 待 前 准 备

     接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，要沟

通情况，了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要

立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方

来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还要掌握上级领导来

检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式

等等，以便安排好餐饮、住宿、车辆，确定参观或座谈地点等各项工

作。其次，要周密考虑，制定方案。在了解掌握以上情况后，要制定

好接待方案，主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿

宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结

束送行、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到单

位和责任人。制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别，因人而

宜，根据需要妥贴安排。方案制定之后，要送有关领导审阅，待领导

审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，让每个参与人

员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需要随时调整

 

并

及

时

通

知

有

关

工

作

人

员

。

     

 

二 、 热 情 周 到 地 做 好 接 待 中 服 务

     在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等

 

工 作 ， 并 注 意 搞 好 协 调 配 合 ， 使 各 个 环 节 衔 接 妥 当 。
     (一)迎接引导，沿途介绍。对接待者来讲，来访的都是客人，要

尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人人数安排好

接待车辆，参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍低一点

并提前到达与客人约定的地点。接到客人后，沿途要主动向客人介绍

景观或接待安排情况，征求意见，让客人对此次活动有大体的了解，

特别要注意别冷场，要显示出热情。迎接引导客人还要注意引导客人

时自己行走的位置、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺序、乘坐

 

车

时

的

礼

节

等

。

     (二)座谈交流，服务周到。接待活动中如有座谈，要根据人数提

前安排好座谈的地点。房间安排要适中，人少房大，显得太空落；人

多房小，显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆放、茶水供

 

应 、 花 草 、 音 响 照 明 、 材 料 摆 放 等 事 项 。
     (三)食宿宴请，妥善安排。住宿要根据需要进行安排，事先打印

好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人手中。

就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安排就餐方

式，特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对等或高半

 

格

，

并

安

排

好

座

次

、

致

词

等

。

     (四)参观考察，精心准备。参观考察要提前安排好车辆，人多时

注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车

辆，交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或矿泉水，并

 

要有专人做情况简介，同时要安排好休息地点、方便地点等。