文秘部门应怎样做好文件材料的收集工作

文秘部门是一个单位文件管理的重要单位,负责上级发文的接收、登记、

批阅、传阅、催办等；本单位文件的起草、核稿、审核、送领导签发、编号、

打印、分发等；隶属单位之间、平级单位问题的协商，联络等，文秘部

门最了解文件之间的内在联系，文件形成和办理过程，对文件的保存

价值最清楚，收集、保管文件最直接，最方便。因此，收集文件材料归

档工作是文秘部门的一项重要任务。是档案工作的基础，

一、文件转化成档案

立档单位在其职能活动中，将办理完毕的具有考查利用价值的文件材

料归档保存。

“

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二、对归档文件材料收集工作要求把好 三关 ：

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一是把好文件形成过程中的质量关。对一份文件从起草

修改

审核

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打印 校对 盖印 分发每一环节都要按照公文要求的格式严格执

行，保证文件质量；二是把好文件承办过程中资料齐全、准确关。对文

件办理过程中的每个细节认真履行工作职责，按照领导批示要求，将

承办结果及时反馈，保证文件材料齐全、准确；三是把好文件收集、整

理、归档及时关。

将办理完毕的，具有保存价值的文件材料及时归档保存。

三、归档范围：

1、 不应归档文件范围

（1）上级机关的任免、奖惩与本机关人员无关的普法文件；

（2）上级机关发来供参考的材料；