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档案管理制度

第一章总则

第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安

全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。

第二章公司文件、材料归档管理

第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存

价值的文件材料均列入归档范围。

1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。。
2、经营档案：主要包括物资采购及其他经济活动中形成的档案材料。
3、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
4、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形

式。

第三条文件材料的归档要求：

1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管

理，任何人不得拒绝归档。　　

2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业经营管理等各项活动的真实内容和

历史面貌。　　

4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件

材料的有机联系。　　

5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各

种载体形式。　　

6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档

的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。　　

7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一

并归档保存。　　

、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

9、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，

书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水
及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

第四条归档时间
1、公司综合部和财务部按年度归档，应在次年四月底前归档。
2、工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的

往来信函和部门周会议记录归档，合同应在签订完成三日内归档，涉及招
（投）标程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。

3、招商部客户资料及销售合同等文件材料应在当期合同签订完成后一周

内归档。