外贸跟单员详细工作流程

跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。

一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面
文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email 或书面合同等方式。

2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（ 1

 

） 合 同 ： （ CONTRACT ） 合 同 有 销 货 合 同 （ SALES CONTRACT ） 和 购 货 合 同

（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2  

） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条

款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE 
CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，
日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托
订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4

 

．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。

（1  

） 询盘：（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照
这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到
对方的询盘后作出的。
（3  

） 还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿
意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二．审单：即审核合同

1

 

．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式 ，

包装要求，交货期，交货方式。

2．审单方法：

（1

 

）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对

上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的
品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。