供应商采购合同风险管理概述

   一、合同管理概念
    合同管理是与采购活动密切联系的，两种活动形成一个伙伴关系。通过有效的谈判，一方想
要为组织获得合理定价、条款和条件，另一方也想确保组织实现物有所值，采购组织各功能部
门的活动都是为了达到合理的经济目标。合同管理就是对合同各方以及采购订单进行管理，从
而保证合同执行者能够按照合同的要求来提供合格的产品和服务，以及对交货时间和货物运输
等细节进行规定。通常，合同管理的内容涉及所有从合同签订后直到最后的货物运输、接收，以
及所有手续结束后整个过程中的合同及采购订单。有些时候，由于合同中的某些条款没有被执
行，使得整个合同无法被终止。在双方执行合同的过程中，要达到如下共同目标：
    ●确保采购组织履行在合同中规定的内容；
    ●确保供应商的行为符合合同的规定；
    ●对合同执行过程中出现的问题进行及时有效的处理，从而保护采购组织的利益；
    ●明确在合同执行过程中哪些增加的成本应该由供应商来承担，并且在签订合同时，双方通
过谈判对合同条款进行合理、正确的理解；
    ●在合同中对所有主要行为进行必要的说明。
    1、工作控制：有些类型的合同（例如，不确定交付类型，时间、材料或劳动时间不确定的
合同，以及费用退还合同等）支付以及授权活动一直会持续到获得收益后，在这种情况下，订
货便成了合同执行后的管理事务。
    不确定运输类型或时间、资源或劳动时间不确定的合同执行时，通常会遵循相同的模式。对
于不确定运输类型的合同，客户会根据合同中描述的执行方式来开始一项标准的工作订单形式，
会直接根据合同规定来确定商品的单位价格，用单位价格乘以期望获得的商品数量便得到了商
品的总价值。这种工作订单通常会由采购方签署，并且发送给供货商、顾客，以及金融机构。
    工作完成、工作检查验收、货品计价，以及货款的支付都遵循通常的流程。一个典型的订货及
支付过程如图

1 所示。时间、原料、劳动时间合同的过程，除了关于客户的有效准备声明通常由

内部评估决定外，也遵循如图

l

 

所示的相同过程。

    对费用退还合同中的工作控制过程比其他任何类型合同中的控制都要复杂得多，在时间要
延续几年的大型费用退还合同中，通常都会采用过程控制。
    许多费用退还合同中需要对以下要素进行建立和维护：每年工作计划的处理过程、工作许可
证明、辅助成本及过程控制的进程信息

( Notices to Proceed，NTP)。

    采购方根据获得的准备基金，通知供应商准备好预期的货物（按照随后的以及最近财政年
度的财政预算），根据目前的运作规划及有关的信息来确定，这一过程可以为供应商制定年度
的工作计划

( Annual Work Plan，AWP)做出指导。

    年度工作计划是整个工作过程的核心部分，因为它规定了整个财政年度的工作内容以及任
务完成的标准。年度工作计划还在资金导向与项目需求方面起到平衡的作用，在做年度计划时，
供应商将核实其资源计划，并且对将要执行的任务安排时间进度。
    年度工作计划的组成要素通常包括整个财政年度的目标和计划、时间安排、人员安排、成本评
估。年度工作计划会在每个财政年度的年中被更新。
    工作权限通常包含多种义务，它们分别是工作任务的具体分工、工作授权期间相关信息的收
集、原始成本数据的评估、工作授权滞后于

AWP 和 NTP 相关的各种数据的发布等。

    在合同执行过程中的特定时间或阶段，任务的完成情况要在 NTP 文件中有所记录，并且要
在供应商继续下一步工作之前向供应商说明，

NTP 文件通常包括对工作的说明、任务完成过程

中的关键性时间阶段，以及分配给任务的所有资金状况。
    在接受 NTP 时，供应商将开始工作，同时开始计算与任务相关的成本费用并安排对任务汇
报的时间。