近年来，伴随着油田生产持续发展，油
田地面建设工程规模逐渐扩大，产生的工程
资料日益增多。过去由于没有坚持工程资料
管理指导和收集整理工作与工程进度同步，
造成工程资料收集不全，有缺页漏签现象，
有的竣工资料装订质量差，组卷不合理，严
重影响了案卷质量。通过转变思路和管理方
法，使我们认识到要管好工程资料必须从以
下几方面入手：
１．工程资料检查指导和收集整理工作必
须与工程进度同步进行。坚持工程资料检查
指导工作必须与工程进度同步进行，坚持收
集整理工作必须与工程进度同步进行。档案
部门要将工程资料的管理指导工作超前进
行。本着“管理到位、监督及时、指导超前”的
原则，提出全过程跟踪服务的理念，即资料检
查与工程进度紧密结合，工程进度到哪里，资
料的检查指导工作做到哪里，哪里有问题档
案人员就出现在哪里，给予技术指导帮助，把
工作做到工地现场，认真解答施工单位提出
的问题，对工程资料形成过程跟踪服务，要求
在工程完工时，保证工程资料收集整理工作
与工程同步完成。
２．根据工程进度，组织定期或不定期检
查。档案部门参与有发包方、质检部门参加的
联合检查，通过在建项目不定期的检查，对现
场原始记录表格内容进行详细核查，不仅保
证了工程资料质量，还可以有效的防止资料
的散失，对资料收集整理起到监督作用。把检
查中发现的问题当场告知各施工单位资料
员，并写出书面通知，提出整改意见，反馈给
发包方和项目部，交施工方限期整改。对整改
后的资料组织多次复查，直到符合要求为止。
３．归范管理，落实检查，加强监控，保证
工程资料归档的质量。由于竣工资料是在工
程建设中汇集和形成，在检查中必须严格执
行国家和行业标准、规范，对竣工资料在收
集、整理、组卷、装订的各个环节严格把关。
要求竣工资料必须与工程实际相符，保证资
料的原始性、真实性、可靠性，将工程资料完
工后统一检查，转变为时时检查和全过程检
查，利用建设单位和监理部门的信息平台，
掌握工程资料形成和积累过程，做到工程建
设进度与管理要求同步上传下达，即便于管
理单位掌握工程动态，又便于档案部门了解
掌握工程资料形成情况，每次检查完毕，都
要把检查情况通报有关单位，便于整改，避
免检查与落实不一致。通过加强对建项目文
件材料的有效监控，保证档案的齐全、准确、
系统，为工程资料收集工作打下基础。
４．改以卷为单位抽查为逐件、逐页检查。
过去由于资料是装订后集中检查，数量较大，
检查时多以抽查为主，不够精细。在实践中我
们发现，检查仔细归档资料质量就高，抽查有
些问题不容易发现，容易给归档案卷质量带
来隐患，我们将过去的卷级抽查改为逐卷逐
页检查，把问题消灭在案卷未装订之前。
５．认真核对工程资料的各项内容，作到
万无一失。在以往的检查中，比较重视工程资
料的外在质量，如：案卷排列顺序、案卷书写
格式、资料收集是否齐全等；容易忽视工程资
料内在质量，如：原始记录盖章、签字、内容填
浅 谈 油 田 地 面 建 设 工 程 资 料 的 监 督 管 理
□
新疆油田公司档案馆
贾显英
科技档案的整理和编目工作，就是按照
一定的原则和方法，将处于零乱状态和需要
进一步条理化的档案，进行基本的分类、组
合、排列和编目，使之系统起来的工作。科技
档案的系统整理和编目，在实际工作中简称
“
整编”。整和编，是整编工作的两个重要方
面，如果只进行整理，不进行编目，整理过的
科技档案经移动就会搞乱，也不便于查阅和
调卷；没有经过系统的整理，面对数量庞大、
杂乱无章的一堆技术文件材料，也无法进行
编目，同样也不能达到利用档案的目的。这两
项工作是相辅相成的，缺一不可。
１．工程设计档案的分类。在制定分类编
号方案时，要根据工程项目设计的特点，一
个项目形成的材料就是一套完整的科技档
案，将一个工程的档案全部集中在一起，便
于成套地提供利用。所以，工程设计档案就
要按工程项目分大类：在一个项目大类下，
按各种专业如土建、给排水、暖通、电气、工
艺、设备、自控等分别划类，并按数量的多少
适当地分装成几册案卷。
２．组织案卷。案卷是一组具有有机联系
的科技文件资料，按照整理工作的原则组成
为卷，它是档案部门进行管理和提供利用的
基本单位。组织案卷也叫做立卷或组织保管
单位。技术文件材料具有成套性、通用性和
专业性强的特点，对于工程设计档案，在一
个项目内，是按各专业设计的，所以按专业
性质的不同分别组织案卷。各个工程项目形
成的技术文件材料数量是不一样的，各专业
的图纸数量也不一样。因此，在具体分装成
册时就要灵活考虑，在不破坏一个专业有机
联系的前提下适当地组成几册案卷。
３．卷内文件材料的排列。案卷组成以后，
卷内的文件材料要按其系统性、连贯性的要
求进行排列，以便于查找。（１）文字说明材料
的排列。基本上是按专业来排列，有来往文件
的材料，先排来文，后排复文；带有附件的材
料，先排正件，后排附件；文字材料与图纸混
合组卷的，先排文字说明材料，后排图纸材
料。
（２）图纸的排列。工程项目的图纸，在设计
工作过程中都有图纸目录和图纸编号，也基
本上反映了一组技术文件材料的成套性和连
贯性，所以按原有目录排列即可。
４．案卷编目。案卷编目是在案卷内文件
材料排列好的基础上进行的，有编写顺序
号、编写卷内文件目录、填写卷内备考表等。
（１）编写顺序号：是指给每一份技术文件材
料编上一个顺序号，其目的是固定案卷内每
一份技术文件材料的顺序，确切地统计出案
卷内技术文件材料的数量。成套的图纸材
料、说明书等已经编了顺序号的就不重编，
只有在案卷内技术文件材料没有统一编号，
或者排列次序有了变动或误差的情况下才
另行编号。
（２）编写卷内文件目录：也就是填
写卷内每一份技术文件材料的名单或清单。
填写卷内目录的作用，是能够一目了然地查
阅案卷中每一份技术文件材料，做到心中有
数。工程设计档案中，一个专业的图纸如果
数量不多，能够装订成一册，就尽量利用原
设计目录；如果图纸数量较多，需装订成几
册，那么就需分别对各册案卷编写卷内文件
□
锦西化工研究院
房宏伟
浅谈工程设计档案整理和编目
近年来，伴随着油田生产持续发展，油
田地面建设工程规模逐渐扩大，产生的工程
资料日益增多。过去由于没有坚持工程资料
管理指导和收集整理工作与工程进度同步，
造成工程资料收集不全，有缺页漏签现象，
有的竣工资料装订质量差，组卷不合理，严
重影响了案卷质量。通过转变思路和管理方
法，使我们认识到要管好工程资料必须从以
下几方面入手：
１．工程资料检查指导和收集整理工作必
须与工程进度同步进行。坚持工程资料检查
指导工作必须与工程进度同步进行，坚持收
集整理工作必须与工程进度同步进行。档案
部门要将工程资料的管理指导工作超前进
行。本着“管理到位、监督及时、指导超前”的
原则，提出全过程跟踪服务的理念，即资料检
查与工程进度紧密结合，工程进度到哪里，资
料的检查指导工作做到哪里，哪里有问题档
案人员就出现在哪里，给予技术指导帮助，把
工作做到工地现场，认真解答施工单位提出
的问题，对工程资料形成过程跟踪服务，要求
在工程完工时，保证工程资料收集整理工作
与工程同步完成。
２．根据工程进度，组织定期或不定期检
查。档案部门参与有发包方、质检部门参加的
联合检查，通过在建项目不定期的检查，对现
场原始记录表格内容进行详细核查，不仅保
证了工程资料质量，还可以有效的防止资料
的散失，对资料收集整理起到监督作用。把检
查中发现的问题当场告知各施工单位资料
员，并写出书面通知，提出整改意见，反馈给
发包方和项目部，交施工方限期整改。对整改
后的资料组织多次复查，直到符合要求为止。
３．归范管理，落实检查，加强监控，保证
工程资料归档的质量。由于竣工资料是在工
程建设中汇集和形成，在检查中必须严格执
行国家和行业标准、规范，对竣工资料在收
集、整理、组卷、装订的各个环节严格把关。
要求竣工资料必须与工程实际相符，保证资
料的原始性、真实性、可靠性，将工程资料完
工后统一检查，转变为时时检查和全过程检
查，利用建设单位和监理部门的信息平台，
掌握工程资料形成和积累过程，做到工程建
设进度与管理要求同步上传下达，即便于管
理单位掌握工程动态，又便于档案部门了解
掌握工程资料形成情况，每次检查完毕，都
要把检查情况通报有关单位，便于整改，避
免检查与落实不一致。通过加强对建项目文
件材料的有效监控，保证档案的齐全、准确、
系统，为工程资料收集工作打下基础。
４．改以卷为单位抽查为逐件、逐页检查。
过去由于资料是装订后集中检查，数量较大，
检查时多以抽查为主，不够精细。在实践中我
们发现，检查仔细归档资料质量就高，抽查有
些问题不容易发现，容易给归档案卷质量带
来隐患，我们将过去的卷级抽查改为逐卷逐
页检查，把问题消灭在案卷未装订之前。
５．认真核对工程资料的各项内容，作到
万无一失。在以往的检查中，比较重视工程资
料的外在质量，如：案卷排列顺序、案卷书写
格式、资料收集是否齐全等；容易忽视工程资
料内在质量，如：原始记录盖章、签字、内容填
浅 谈 油 田 地 面 建 设 工 程 资 料 的 监 督 管 理
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兰 台 世 界
２００８．１２ 上半月
ｇｏｎｇｚｕｏｙａｎｊｉｕ
工作研究