提高办公效率从文档管理开始

品质管理已成功企业竞争力的最重要目标。ISO 体系几乎为所有重视品质企业所认知。而建立体系的

关键在于落实标准化，但大多数企业都在这个过程中面临困扰：

 

第一点：时间的浪费
1、

 

文档过多，忘记文件名，查找不便 。

2、

 

除去电子文档，纸质文档查找翻箱倒柜，容易磨损 。

3、

 

若文件查找不到，则需重新起草，浪费了大量时间 。

4、

 

日积月累，众多知识资产无法快速条理集中整理 。

5、 文件审批，因领导不在，导致事务搁 ，审批周期延长。

?

 

“

企业内部经常会有这样的情况发生： 小张说： 我的那文件名是什么来着？哎，给忘记了，这可怎么

” 

 

找啊？ 小张让小李帮忙找找 小李说：电脑文件太多了，目录结构这么多，我下手难啊，而且这一个个目录

 

双击打开文件挨个查看，什么时候才能找到啊？ 小王：上次的那个案例我放哪里来着，怎么给找不到了？真
是误事，我都找了2个小时了。小王告秘书小张，你帮我找下。又过了半个小时，小张给找到了，交给了小王。 
…… 这种情况在各个企业内部时有发生，对于领导、经理等人来说，时间是非常宝贵癿，由于文档查找不便
给他们造成癿时间浪费将会带来重大癿损失和严重的后果。
下面我们粗略的估算一下：

假如每个员工浪费20分钟/天在查找、重复起草文档、整理资料等这些工作上，那么日积月累，每年浪费

癿是多少呢？大家可以根据自己公司情况计算下
1年：22×12=264  

天 264×20=5280

 

分钟 等于88小时÷8/天=11

 

天（半个月的工作日 ）

时间=金钱，如果把这些时间利用到做一些其它更有意义的事情上，那么将会给企业创造更大的价值！

 

第二点：沟通
在企业的日常工作中，沟通的重要性占据了一个很大的百分比。如：
1、 有人用 QQ，有人用 MSN，有人基本靠吼，有没有！！！
2、 上传下达过程中信息衰减严重，有没有！！！
3、 和分公司人员沟通，电话费用太高，有没有！！！

北京的经理和广州的经理就一个项目正在进行交流沟通，交换想法，电话交流了一个多小时了，

还没有结果，但是电话费就这样被花光了。。。
4、 交流过程缺乏记录，出现问题互相推诿，有没有！！！

销售人员小张和研发人员小李互相推诿责任，小张说之前让小李按照客户

的需求修改产品，客户要求演示，小李说没有接到这个工作安排，目前还
没有做这个需求，经理也没法判断这件事情的责任在谁身上，看来项目又
要泡汤了。。。
第三点：协同
1、 分支机构众多，无法及时准确了解其相关信息进行决策分析。
2、 事情太多，忙了半天还被老板说抓不住工作主次。
3、 想看看以前的工作都是怎么做的，没有有价值的文献资料可供参考。
4、 新分配的工作，连相关资料都没有，上手非常困难。
5、 合作意识太差，一个人的工作影响整体效率。
6、 项目组共同完成某个项目，各自维护自己的内容，导致类型各异，无法协同统一，难以整合。
7、 跨部门合作不同步，一件小事，流程流转缓慢。
8、 企业运营多年，工作流程没有固化，管理不规范，审批流程混乱。
9、 因时间、地域限制，文档审批被搁置，工作无法按时完成，造成一定的后果和损失。
10、

相关人员无法准确获知流程每个环节做了什么事，产生了什么结果，传递了什么信息。

 

以上三点中心引出的问题，说明： 时间的浪费+沟通不畅+无法协同=效率低下