谈办公室行政管理工作的几点体会

 

　　摘 要：高校院系办公室作为学院的一个窗口，在学院与学生、学院与学校、学院与社
会进行沟通和联系中起着桥梁与中介的作用，务必做到办事缜密周致、滴水不漏。稍有不
慎，小则贻误工作，严重影响办公室的形象与地位，不利于今后的工作；大则遗留隐患 ，
给办公室工作甚至全局工作带来被动。因此，必须高度重视，不断探索制定适合院系发展

 

的管理办法、管理措施，来促进院系工作的协调发展。

 

 

　　 关键词：办公室；行政管理；职能
　

 

　　 办公室作为一个综合、全面的办事机构，既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能，
又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发、后勤保障等微观服务任务，是一个单

“

”

位承上启下、协调左右、联系内外的 枢纽 。高校院系办公室作为学院的一个窗口，在学院
与学生、学院与学校、学院与社会进行沟通和联系中起着桥梁与中介的作用，务必做到办

 

事缜密周致、滴水不漏。

 

 

　　 一、系办管理工作主要的职能

 

 

　　 （一）系主任的重要助手

 

　　 系教学秘书对上级机关的部署结合本系领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实
执行结果，对加强教学管理、维护正常教学秩序、保证教学质量起到组织、执行的重要作用。
 

 

 

　　 （二）系主任的主要参谋

 

　　 系秘书要深入教学第一线，了解教学情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，如
对于教学计划的执行、理论教学和实践教学中存在的问题及学生对老师教学情况的反映作

 

及时了解，向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导参谋。

 

 

　　 （三）协调和沟通的功能

 

“

　　 美国管理学者怀特说： 行政乃是为完成某种目的时，对许多人所做的指挥、协调和

”

控制 。系办在管理工作中的确需要负责协调工作，以维持正常的教学秩序，及时转达传
送学校以及主管部门的各项工作精神，主动协调好各部门的关系。它既要协调好本系各教
研室间的关系，还是协调好本系与学校各部门之问、系与系之间联系的窗口，还是系领导
与教师间沟通的桥梁，同时也是教师与学生间信息传递的渠道，起着承上启下、联系内外

 

的枢纽作用。

 

 

　　 （四）保障作用

 

　　 保证学校各主管部门以及本系分派和布置的各项具体事务工作。能及时有效地完成
保证系领导集中精力思考和处理教学工作中的重大问题。同教师建立良好的教学工作关系。
倾听他们的意见，充分调动老师的积极性，齐心协力完成各项任务。系办工作涉及的是非

“

”

常具体、非常实际的工作。体现的是一种 于细微处见精神 的工作实绩。系办的工作任务繁
杂，事务性强，有大量的常规工作，在事情纷繁的系办，常会给人以慢无边际，无所适
从的感觉。以我系（计算机系）为例，若将其作一归类，系办所有工作大致可分为三类，
其一是教务工作。包括了解系教学情况，安排系教学质量检查和检查落实执行结果；负责
教学任务表、教学进度表、教学计划、教师任课安排表、授课计划的上传、下发及各种文件发
放和管理；在系主任的领导下，具体执行并上传下达本系各专业的课程设计、实习的时问、
地点及辅导教师的安排等。其二是行政工作。包括承担各种信息的传递与交流．经费管理。
系办公用品及办公设备的采购和管理，执行系人事考勤制度，建立全系简易人事档案，