论如何做好办公室工作

摘要：办公室是综合部门，又是枢纽机关，既要处理行政事务，又担负着协调督办等繁
重工作，是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心。
　　关键词：办公室工作；重要性；原则；方法
　　中图分类号：G462 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-12-0-01
　　
　　无论在何种性质的企事业或公务机构中，办公室必不可少，它既是综合部门，又是
服务机关，纵向要做好上情下达、承前启后，横向要做好协调督办、后勤服务，同时还负
责文件流转、档案管理、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等到其他各项职能，是联
系同一单位间各个部门的枢纽，也是与外单位沟通的重要操手，所以要求办公室工作人
员要有高度的工作热情、敏感的政治嗅觉、较准确的预见、从容的作风。
　　一、充分认识到办公室工作的重要性
　　（一）办公室是联系领导层与职工的桥梁。办公室的一大职能就是文件处理，一份权
威文件在正式下发后，未必人人都能正确掌握其内涵，人人都能领会其意义，这时办公
室担负着调查与解释的功能。如一份绩效考核文件，因涉及经济利益非常敏感，在文件制
订下发前，首先要进行调查研究，将各部门各层次人员集中到一起进行会议讨论，听取
广泛意见，针对本单位实际，结合预见情况，保留精华，摒弃弊端，做出更实用的决定。
文件下发后，难免有职工不理解有怨言，这时办公室人员应不急不燥，从公司整体出发 ，
耐心解释，心平气和，同时还要学会换位思考，仔细倾听，以化解职工心中的疑惑。

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　　（二）办公室是联系机关与基层的桥梁。机关之所以被称做 机关 ，主要一个原因就

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是处在领导身边，从某种程度上相当于 上面 ，那么基层似乎就相当于 下面 ，如果上
下长期不联系，那么必然会互不了解，机关不能了解基层动态，基层也不会了解机关所
作的努力，机关变得高高在上，工作交流不顺畅。为了避免这一点，办公室这时要充分发

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”

挥 中转站 的功能，通过下乡、走访、慰问、办活动等到形式走出室内，主动与基层员工接
触，了解基层员工的所做所想，同时还要将调查到的情况尽快如实地向领导层汇报，以
便领导层做出正确判断，然后再将领导层的决定正式传达到基层，做到上情下达、下情上
报。例如高温抗暑期间，迎峰度夏期间，一线员工相当辛苦，风霜雨雪，照样出勤，烈日
炎炎，依旧出工。这时办公室可与其他有关部门一起开展慰问活动，夏送清凉冬送温暖，
既体恤民情，又增添了员工的归属感。
　　（三）办公室是联系本单位与外单位的桥梁。每个单位都不是独立存在的，都需要与
上下左右的各级单位搞好往来，这又是办公室的一个重要职责。办公室人员在接待中要不
卑不亢，办事时公平公正，处理业务耐心细致，以良好的窗口形象树立威信，协调各方
关系，促进工作开展。
　　二、办公室工作必须遵守的三大原则
　　（一）保密原则。保密性，也就是指内部信息不得外泄，既不得泄露给外单位，也不
得泄露给不该知情的内部员工。办公室作为领导的综合办事机构，处在非常关键的位置，
是重要的涉密部门，既要对本单位领导和上级保密部门负责，又要管理各职能部室和员
工。办公室全体人员应该提高对保密工作的认识，做到三不：不问、不说、不讲。由办公室
牵头，完善保密工作的组织机构，成立保密工作委员会，加强对保密工作的领导、管理和
监督。制订保密规章制度，通过会议或文件形式，将规章制度宣读下发，让每一个办公室
人员熟知保密常识，在日常工作中时时提醒自己。随着办公自动化和协同办公系统的运用，
保密工作的要求更加严格，办公室人员要谨慎使用计算机，妥善使用移动存储设备，不