怎样做办公室主任和秘书

一、办公室主任的职能

办公室主任直接隶属于单位一把手，是领导的参谋和助手，其指导思想应是：为直

接领导服务，为有关的各级领导服务，为客户服务，其工作的基本原则是：准确、迅速、
保密。

办公室主任的主要职能是：
1、办文：起草各种文件，做好文秘处理；
2、办事：办理会务、处理事务，安排领导的公务活动，搞好接待、信访、催办、查办，

安排后勤生活和领导交给的其他工作；

3、当好参谋助手。配合领导决策开展调研、信息分析，提供有价值的建议，经常搜

集汇总各方面情况，搞好信息反馈，为领导筛选文件、资料，提供参考使用，为
领导办文、办事、办会提供预案。

二、办公室主任及其所属工作人员工作中的九个注意

1、注意明确部门的职责、权限和人员的分工及岗位职责；
2、注意科学地安排各项工作秩序；
3、注意遵守保密纪律，守口如瓶；
4、注意加强各个环节工作之间的联系；
5、注意时效，保证各项工作按时有效的完成；
6、注意办文、办事，又出谋划策；
7、注意收发、传递信息，又给予处理信息；
8、注意既不断总结办事经验，又实行科学管理；
9、注意服从领导安排指挥，又积极主动服务。

三、秘书（内勤）职责

“

”

“

”

作为办公室秘书要做到二个吃透（上头意见和下头实际）、四个勤快（脑勤、手

“

”

勤、笔勤、腿勤）、五个善于（思考研究、分析、综合、公关接待、协调各方、应急处置）。具
体工作有十项：

1、文稿的草拟、缮写、打印、送达；
2、来客的登记、接待、引见；
3、信访的受理和答复；
4、会务的安排与会议记录；
5、企业大事的记载及资料、电文、文件、函件、档案的受理与提供；
6、人事聘用、任免、调动、奖惩手续的办理；
7、汇总考核、考勤、考绩情况；
8、保证企业档案的完整与安全；
9、负责企业印鉴的管理和正确使用；
10、

根据领导意愿和指令，协助处理日常事务和交办工作。

四、拟文要求及办文、收文程序

1、拟文要求：符合法律法规、方针政策、情况完整、观点明确、条理清楚、层次分明、文

字精练、引用准确、时间具体、用词准确、规范、书写清楚。

2、办文程序：

——

拟稿

审核

会签

复核

签发

编号

打印

装订

用印

3、收文程序：

——

签收

拆封

登记

拟办

分发

传阅

承办

催办

办复