秘书学经典案例 30 例
案例 1 如此露脸
年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易
公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一
段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办
公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书
很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公
司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名
让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会
来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好
表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还
可以调到总公司工作。所以，在张副总经理视察其间，
王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓
娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评
价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机
一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，
王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还
给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，
无论公私，都可以直接找自己。送走张副总经理以后，
王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经
理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：
“
”
辛苦了。 过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去
了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。
分析与评述 王秘书该郁闷，他的接待工作越位了，抢
了领导的风头，喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应
该有积极主动的精神，辅佐自己的领导做好接待的准备
工作，并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是，
秘书永远不是主角，是领导背后的影子，对自己的工作
和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对
“
”
“
”
自己工作和职权的界定， 积极主动 过头，出现 越位
现象。在接待上级领导过程中，一是汇报工作越位，本
来应由领导来汇报的情况，他抢先汇报；二是表态越位，
超越自己的身份，胡乱表态。在工作中，秘书热情过高
“
”
造成工作越位，只要不是 武大郎 式的领导，一般还不
会过于计较，但秘书必须严格把握好自己，因为热情过
高，表现欲过强而造成工作越位，往往会在不知不觉中
干预领导的职权范围，这对于领导来说，是绝对不能容
“
忍的。如果秘书经常犯这样的毛病，领导就会设法来 制
”
裁 你，最直接的做法就是请你另谋高就。
思辨题 1．王秘书在接待工作中的表现合适吗?’
2.王秘书在整个接待工作中应该怎么做?
3．经理事后调王秘书去销售科当业务员，你是怎么看
待这件事的?
案例 2 用什么方式说话，永远比说些什么更重要
局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。
还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处
的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。
首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。
李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声
情并茂，令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直
截了当地提出了自己的看法，他认为李处长的报告中有
多处统计数据不准确，原因在于李处长采用的统计方法
不正确，应该加权处理的数据没有进行加权处理。而李
处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的
数据，进行简单的加减就可以，无须进行其他处理。可
是，周秘书自恃自己是学统计学专业的，是科班出身，
坚持认为李处长的数据处理不当。惹得李处长很不高兴，
“
”
脸越拉越长，说了一声： 大家先休息一下 ，就端着茶
杯出去了。趁休息期间，秘书处的老秘书张大姐过来和
“
蔼地提醒周秘书说： 小周，要注意一下提意见的方式，
当着这么多人的面，用这么肯定的语气说李处长错了，
他会是一种什么感受?如果我是李处长，我会觉得你就
‘
’
跟直接骂我 无知 一样。所以，即使你的意见是对的，也
”
“
应该注意说话的方式。 周秘书马上辩白说： 我没有别
的意思，只是实话实说，我这个人生来就是这样的性格，
有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。我认为做人
”
“
要正直坦白。 话音未落，张大姐严肃地说： 为人正直
和注意说话方式是两个不同的问题。为人正直，是指不
撒谎，不欺骗，是个人道德品质问题；而说话方式是个
技巧问题，是个工作方式方法问题，两者不能混为一谈。
请你记住，对于我们这些职业秘书来说，用什么方式说
话，永远比说些什么更重要!”
分析与评述 作为职业秘书，周秘书应该用规范的职业语
言标准要求自己，应该懂得有效沟通的知识和技巧，不
能像一般人那样说话随便，想说什么就说什么，想怎么
说就怎么说，想在什么时候说就在什么时候说。秘书说
话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，更主要的是
为了实现自己的工作目标，达到预期的沟通效果。为了
达到预期的沟通效果，就必须注意说话的方式和选择恰
当的沟通时机，特别是提意见的方法和时机。如果你提
意见的方法和时机不正确，那么，即使你意见的内容再
正确，也是正确的错误。对于职业秘书来说，用什么方
式说话，永远比说些什么更重要!
思辨题 1．在本案例中周秘书认为自己是正直坦白的人，
“
”
你怎么看待 秘书的正直 ?
2．秘书应该怎样提出自己的观点?
3
“
．怎么理解 对于职业秘书来说，用什么方式说话，永
远比说些什么更重要!”?