公司文件管理制度

1． 总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中

的指导作用，特制订本制度。

2． 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司

上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管

理。

3． 收文的管理

3．1 公文的签收

3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收

（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机

要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对

于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的

“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错

文件的文号。

3．2 公文的编号保管

3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上

“文件处理传阅单”，并

分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封

后，也应交办公室办理正常手续。

3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文

书进行登记编号保管，不得个人保存。

3．3 公文的阅批与分转

3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和

性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分

管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅

签完，紧急文件要月即办。

3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及

几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。