ERP 采购和付款内部控制系统研究论文
[摘要]传统的采购业务流程已不能满足现代企业管理需求。在信息量庞大的今天,使用采购和
付款透明化、标准化的业务流程是企业管理者的需求

,这就要求打破传统采购与付款模式,以

业务流程再造思想为基础

,运用现代信息技术对企业采购与付款业务流程进行再造,从而建立

更为高效的符合企业内控要求的采购与付款业务流程

,使企业管理更上一层楼。

[关键词]采购与付款业务流程；内控

采购过程透明化、标准化

,让采购的每一个过程均留下痕迹,让每一个业务都可追溯,对降低采

购成本有举足轻重的作用

,是企业内控制度的需要,本文拟以采购业务流程为线索,探讨 ERP

环境下购货与付款业务流程的内部控制设计。

一、传统方式的采购与付款业务内控的局限性

由于技术条件的限制

,目前我国大多数企业的采购与付款主要通过人工操作实施内控。在现

代企业中

,仅仅依靠这些传统的手段无法满足内控的要求,其存在的局限主要体现在以下两个

方面

:

1.控制效率低下。在相互牵制、相互核对、检查监督等重要的内容措施实施过程中,包含大量的
信息提取、传输和校验等工作

,这些工作大多依靠手工进行。现代企业的经营环境复杂、经营

内容广泛、地理分布辽阔

,管理的区域越来越宽,管理的内容越来越多,信息处理工作量非常大。

如果采用传统手段

,效率低、速度慢、准确度差,需要花费大量的人力物力。现代经济学理论认

为

,制度能否得到有效执行的一个关键因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及经济效

率低下可能造成企业的内控制度流于形式。

2.难以避免主观因素的影响。现代企业提倡

“以人为本”的管理理念,因此在制度的制定和执行

过程中不能忽视人性的弱点。在我国企业

,通过人工进行内控难以逾越以下两个障碍,给企业

留下风险隐患

:(1)人情障碍。我国社会有重视人情关系的文化传统,在对关键环节的控制中,难

免发生由于控制人

“抹不开面子、迈不开人情”而丧失原则的情况。(2)素质障碍。员工在内控

程序执行过程中

,由于各人业务素质的差异,难免发生错误或疏漏。

3.采购过程难以透明化、标准化。因在手工状态下,对单据的查询、追溯难度很大,难以实现采
购信息透明化

,因人为操作,虽制订了相关的制度,但对其执行的考核难发操作,故相关制度难

免不流于形式

,更谈不上标准化采购。

二、利用

ERP 系统进行内控的优势

利用

ERP 系统进行内控可以有效弥补现有人工控制的缺陷:

1.通过 ERP 系统的建立,统一了信息平台,使业务和财务数据均来源于一个平台,保证了数据
的唯一性。

2.在统一的平台上工作,极大地提高了工作效率。