三茅人力资源网9:30打卡奖励资料-《办公文档制作秘笈(二)办公技巧之文档写作》

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办公技巧之文档写作

文档是公司业务发展的敲门砖，也体现了一个公司的人员素质及管理，一些培训不到位，文档没做好的表

现往往是同样的产品的文档五花八门，内部逻辑乱糟糟，根本不知道给谁看，要表现什么，一看就是不同人的

手笔。而要改变这一现象，则要关注文档体系建设和文档写作技巧。

文档体系建设主要是针对不同对象，比如售前的客户分高级、中级、最终用户，那么高级用户往往关注大

的方面，比如CFO关注盈利和成本回收，CEO关注总体运营，CTO关注技术的前瞻和兼容，运维则会关注产品稳

定性和易维护性。而且级别越高时间越有限，就需要做一页纸的和详细主要特性指南这样的。而执行人员会关

注实施细节，需要很详细的技术手册。所以要做到每层用户有针对性的文档就必须要做客户分析，搭建一个完

整丰富的文档体系。

具体写作方面主要关注2个原则：PASS原则和FAB原则，PASS是4个英文单词的缩写：P-purpose，

A-audience，S-structure，S-style。也就是要根据客户的需求理清楚传达目的，然后采用合适的结构和风格

来体现。比如风格上，专业人员要用专业术语，否则人家认为你是外行，而没有接触的用户则要用深入浅出，

多打比方的语调来加强了解。这这个原则和构建文档体系的需要是差不多的，就不多讲了。

而FAB也是3个英文字母的缩写，F-feature，A-advantage，B-benifit。我看过很多文档，都是集中在写

feature，比如我们这个产品用了什么材料，通气孔采用了什么孔径，试问一下，这些具体的数据除了整天关

注的知道含义外，其他人怎么能了解？而每个人看文档都是有需求的，都希望了解这个东西对自己有什么好

处，否则我花时间看这个文档干嘛呢？

所以文档写作要根据对象关注点梳理利益和好处，而利益饿表现往往就是金钱。比如采取了节能等产品能

给顾客带来什么具体的好处呢？当然是省了电费啊，还可以算个帐，用一年节能灯和普通日光灯的电量差是多

少，换算成钱有多少。这都是非常直观的。或者用了产品可以实现远程监控，不用再派售后人员去维护，一年

可以省多少个人，换算一下也是多少钱。

而是什么提供这个利益的呢，当然是产品带来的好处了。比如用了可以远程监控的设备，可以不用派人到

偏远的站点维护，为什么有这个好处呢？是因为采用了个什么技术，这个技术支持这个功能，这个功能带来了

这个好处，这个好处也带来了这个利益。就这样一层一层的展开，永远把最好，最重要的东西放在顶上，让客

户一眼看的见，被吸引，有兴趣就继续看下去，没兴趣也能了解到我们想要传达的最重要的东西。这就好比卖

水果的总是要把最好的水果摆在顶上一样，这样才有吸引力啊。

另外，要让不同的文档交给不同人写，最终结果也相差不大，就需要关注结构，要将FAB这个结构梳理清

楚，采用利益为先，然后是好处，再到特点，原理，层层分解下来，和团队成员分析清楚框架结构，再安排写

作，否则每个人了解不同，很容易千人千面。记得10年前我们的文档就是这样，有个客户对我们说，看你们的

标书就知道是几个人写的，真是汗颜啊。