身在职场如何写好一封电子邮件

若你写了一封

“加薪申请”给老板，哪怕对方只回复俩字“OK”，那也算是好得令人动容。

但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不
过

“Report as spam”的厄运。

所以，本文着重探讨如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。

发出去的邮件，泼出去的水

绝大多数

“邮件车祸现场”来自一时冲动。在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：

在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？如果你觉得自己一辈子不会上法庭，
那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗？

在数字时代，邮件就是所谓的白底黑字。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多

“坏事儿”的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。就算你有天大的
不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。

写新邮件的最佳顺序

写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。

首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。

其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你

“没有标题是否发送”；而收

件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回
味这封邮件的疏漏。

而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也

比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。

不要把文字变成图片

在过去几年的观察中，我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片，再贴到邮

件里发出来。这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：

首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄

字、配合密布着锯齿的

“魏碑”或“隶书”字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这

样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。

其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大

提升。我曾经收到过一封总字数不过

 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计 2MB 的

PNG 图片，令正在开车的我苦不堪言。