如何有效管理合同档案

摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要

.然而,由于管理不善,有相当一部分合

同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；本文作者结合多年工作经验，就合同
档案管理的相关问题进行分析。以供参考。

 

　　关键词：合同档案管理

 

　　前言

 

　　

 合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定

签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有
力保障。围绕合同档案管理

,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,

管理模式与利用需求存在冲突

,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。 

　　一、合同档案的收集

 

　　

 合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办

理程序看

,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每

份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节

;从合同成立看,合同送交

所有责任方签署完毕后方才成立

,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截

流

”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质

量和开发编研工作的开展。

 

　　

 如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第 32 条规定:

“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,
合同签订成立基本以签订方盖章为准

(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案

收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记

,作为追索合同文本的凭据,有

助于提高合同收集归档率。

 

　　

 对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载

合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息

,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审

批流转

(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合

同文本一并归档

;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。

在合同用印阶段

,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督

促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实
直观地反映出每一份合同形成的全过程信息

,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一

方式

,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从

根本上解决合同档案收集难的现象。

 

　　

 合同审批单 

　　

 

　　二、合同档案管理模式

 

　　

 在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,

在立卷归档阶段

,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理

门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别
类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是

,随着合同数