内

  部                                              平  急

XXXX【人】字（2012）第 23

 

号

         签发人：XXX

关于

XXXX 人事档案管理的通知

各公司：

为规范

XXXX 人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将

有关事项通知如下：

一、电子档案管理

1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职

返聘、实习人员

)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未

收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入

EAS 人事系统。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息

进行更新。

二、纸质资料管理

（一）收集

档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料

完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理

1．人事档案分类

人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资

料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职

档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（

1）基本档案资料

① 管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生） 、

入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料

、

转正资料、

证件（书）资料共四类；

（

2）其他档案资料

① 其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，

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