职场：关于电子邮件

23 个不成文的规定

关于电子邮件我们都会使用，但是平时生活中可能已经基本不用了，因为联系亲朋手

机就解决了。但是在职场上电子邮件是一种非常重要的沟通工具。电子邮件不仅仅是用来写
工作日报的，而且还是与上下级进行工作上的协调和商议的一种渠道。你可能会使用这一的
软件，可电子邮件你真的会写吗？那就要看看职场上写电子邮件的

23 个不成文规定了。

1、主题应为描述性语言。“介绍”简单两个字不行，若换成“介绍：Alex （The Muse 网

站）

// Jennifer (某某公司)”便更得体。

2、电邮要尽可能简短。既可以帮你省时间，更重要的是，也尊重了收信人的时间。

3、回复越快，内容应越简短。

4、若收信人事先不知你要发这封邮件，记得先加一句介绍。不管你与收信人首次联络还

是经常共事，这一点都十分重要。例如，对前者可加一句

“我们在这儿见的”，对后者可写

“关于我们合作项目的下一阶段”等等。

5、把“问题”和“任务项”明确地写在开头，而不是最后。这样一来收信人一下子就能明白

你的诉求。

6、若有截止期限，请说明；若要求并不紧急，也请说明。

7、若邮件无需回复，仅供参考，请说明。

8、所有问题请尽可能准确描述。“你觉得这个提案怎么样”不够准确，更好一点的版本是

“我们能接受卖方提出的两万美元的提案吗？”

9、多用黑点或数字来编号。这样比大段文字更易速读。

10、重要事项请加粗。

11、不要事事都加粗。

12、使用清晰易读字体。Comic Sans 可不算。

13、若不能立即回复，应回复发件人一有进展会立即知会他/她，以免反复收到追问邮

件，同时让对方心里有数，不必白等。

14、仅抄送必要的人。收到邮件的人越多，回复该邮件的必要性就越低。

15、不必要时别点“回复所有人”。谁也不喜欢给全部门收件箱添累赘的人。

16、若发现不必再将某人留在某电邮链中，那么再发新邮件时应将其转到“秘密抄送”栏，

且在邮件第一行说明。（

“Sam，多谢帮 Mary 和我作介绍，现在将你转到秘密抄送了，下面

我来做就好了。

”）