办公文秘人员必须掌握的电脑技巧

一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设置
 选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7 厘米　下：

3.5 厘米　左：2.8 厘米　右：2.6 厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”
设置成

“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设

置

”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，

选中

“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置

成

“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、

每页

22 行、每行 28 个汉字的国家标准。

 

2、插入页号
选择

“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方

式

”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格

式，单击

“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在

页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成

“四号”；字体

任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一
个汉字。

  

 

3、发文机关标识制作
选择

“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在

Word 2000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发
文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键

——“设置文本

框格式

”，在这里来设置红头的属性。

选择

“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附

签，

“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情

况调节尺寸。选择

“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”

设置成

“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置

成

“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文

标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击

“确定”。

选择

“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。

文本框属性全部设置完成，单击

“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，

将颜色设置成

“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小

设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为

155mm、高为

20mm、距上 25mm 的红头制作完成。

 

4、红线制作
首先将

“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直

线工具，鼠标会变成

“十”字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠

标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择

“设置自选

图形格式

”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”

设置为

“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25 磅”。选择“大