采购部档案

1.目的

加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。

2.适用范围

适用于采购部对内部文件及档案的控制。

3.职责

3.1 采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

3.2 采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理办法

4.1 归档内容分类

4.1.1 采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作

计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

4.1.2 公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返

馈单等相关资料。

4.1.3 外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应

商有联系的文件资料。

4.1.4 存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记录。

4.2 档案保存期限

4.2.1 公司内部往来文件需保存 3 年。

4.2.2 公司外部往来文件需保存 5 年。

4.2 归档要求

4.2.1 归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真

实性。

4.2.2 所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

4.2.3 所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

4.2.4 采购部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5 采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3 档案调阅

4.3.1 需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文

件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。