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办公室业务

2005

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法 。比如与冷静型的领导相处时

,

秘书人员可能会觉

得对方难以捉摸

,

这就需要秘书人员善于观察

,

从领导

日常的工作中去了解他的喜好 。在与领导沟通的过程
中

,

多聆听他的意见和建议

,

切勿自作主张

;

凡是领导

交办的事务

,

务必要做到万无一失

,

对一些细微之处做

到一丝不苟 。这样相处一段时间后

,

就会取得冷静型

领导的信任 。雷厉风行 、

有魄力的领导通常性格爽快

,

很欣赏有才能的人 。因此在与他相处时

,

可以大胆地

提出自己的想法和建议

,

恰到好处地施展自己各方面

的才能 。由于这类领导相当有魄力

,

所以只要你的建

议可行

,

他都会支持你 。在和这类领导相处时

,

除了要

扎实稳妥地办事之外

,

还要注意在领导面前把握好一

个表现的“度”

,

尽管他爱才惜才

,

但是如果表现过头

,

会让这类领导认为你是在故意卖弄

,

反倒弄巧成拙 。

虽然我们接触的领导性格各异

,

但是只要秘书人

员在工作中兢兢业业

,

多思考 、勤学习

,

加上巧妙使用

沟通的技巧

,

那么我们就能从容面对 。当然如果遇到

那种极端自私 、

脾气暴躁或品质有问题的领导

,

最好的

办法就是选择离开

,

因为和这种类型的领导相处

,

不仅

会感到沟通是件异常困难的事情

,

而且工作上也会带

来很多意想不到的麻烦 。

二 、

与同事的沟通技巧

在一个单位里面

,

秘书除了要面对领导

,

更多的时

候是要面对各个科室的同事 。为了使各项工作顺利开
展

,

秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点

:

(

一

)

尊重他人

,

随和待人

每个人都渴望得到别人的尊重

,

尊重别人也就等

于尊重自己 。所以

,

在与同事的接触中

,

秘书人员要牢

记

:

不该问的话坚决不问

,

不该开的玩笑坚决不开

,

不

在任何同事面前说三道四 。对每一位同事都平等相
待

,

千万不要因为对某个人有意见或看不惯

,

就不屑于

与其说话

,

这样很不利于团结 。有时简单的一声问候

就能营造和谐的氛围

,

使工作顺利开展 。

(

二

)

讲究诚信

,

宽容待人

诚信是人与人之间沟通的基础 。秘书人员在与同

事相处时

,

要树立“诚信第一”的观念

,

答应别人的事情

要做到言必信

,

行必果 。即使由于某种原因没有做到

,

也要诚恳地向对方说明

,

取得对方的谅解 。对于同事

的一些小缺点和小毛病

,

不能挖苦讽刺

;

对于听到的一

些关于议论自己的言论

,

也用不着去追根问底

,

要以一

颗平常心对待

,

有则改之

,

无则加勉 。当然在工作中我

们难免会和同事有一些磕磕绊绊

,

这时

,

要学会主动找

同事和解

,

只要真诚地向对方解释清楚

,

相信一定会赢

得对方的理解 。总之

,

宽容是一种美德

,

它会让周围的

人更加尊重你 。

(

三

)

做老实人 、

说老实话 、

办老实事

很多人认为秘书是领导身边的人

,

不好接近 。作

为秘书想要消除同事的这种误会

,

就必须在和同事的

相处中

,

坚持实事求是的原则

,

有多大能力办多大的

事情

,

不高高在上

,

更不要到处炫耀自己的成绩

,

要保

持谦虚谨慎 、

踏踏实实的工作作风 。

(

四

)

关心他人

,

有良好的协作精神

要想和同事很好的沟通

,

就要善于在“情”字上下

功夫

,

无论是在工作中

,

还是在生活上

,

要学会和同事

沟通感情 。同事在工作中遇到了难题向你请教时

,

要

耐心地解答

,

做到知无不言

,

言无不尽

;

同事在生活中

遇到了难处时

,

要在精神上或者物质上及时给予帮

助

,

使他感受到温暖 。某些工作需要与同事配合进行

时

,

要学会主动承担责任

,

不斤斤计较 。这样

,

会让同

事认为你是一个很好的合作伙伴

,

从而愿意与你共

事

,

工作的效率也会提高很多 。

三 、

与群众和客户的沟通技巧

办公室是一个职能部门

,

经常接触来访的群众和

办事的客户

,

秘书与他们沟通时要把握好以下两个原

则

:

(

一

)

注重礼仪

,

微笑服务

,

态度积极

由于办公室代表着一个单位的形象

,

所以秘书人

员一定要注意自己的自身形象

,

包括穿着打扮 、说话

的语气和用词 。无论来访者是何种身份

,

秘书人员都

要笑脸相迎

,

给来者留下美好的第一印象 。要主动询

问来访者的来由和目的

,

尽可能地帮他们提供相关的

服务 。在接听电话时

,

要主动问候来电者

,

并询问他所

要找的人或所要办的事

,

语气要平缓

,

不能生硬 。必要

时要准确记录来电者的重要信息

,

并及时帮他转达或

办理 。

(

二

)

耐心地倾听

,

积极地协调

办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者

,

这时秘书人员首先要做一个忠实的听众

,

允许他们把

心里话发泄出来

,

从中找出问题的症结所在 。可以办

理的

,

要与有关部门积极地协商

,

及时给予解决

;

因种

种原因不能办理或无法解决的

,

除了稳定来访者的情

绪外

,

还要动之以情

,

晓之以理

,

耐心地向他们解释清

楚

,

尽可能地使他们满意而归 。对于那些不讲道理 、

故

意刁难的来访者

,

最好的办法是使用缓兵之计

,

委婉

地劝说来者先回去

,

了解情况后再说 。

总之

,

秘书的工作比较繁杂

,

要想当好秘书这个

角色

,

就要学会处理方方面面的关系

,

也就是说要学

会沟通 。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉
快

,

在开展各项工作时

,

更加游刃有余

,

还会使一个单

位 、

一个企业的效益在无形中得到进一步的提高 。

秘书工作