2．4．2 凡以管理公司名义对外签署的重大商务谈判或协商形成的合同、

协议、意向书、备忘录、函等法律文件，应在文件签署后 5 个工作日内向公
司档案室报送一份原件。

2．4．3 特种载体档案可随时归档。

2．4．4 管理公司所属高尔夫管理公司、滑雪场管理公司、商管系统

（下辖南区管理公司、万达广场、物业公司、供暖公司）须要求所属部门或

公司于每月的最后一个工作日向其行政部档案室移交已经正式归档的档案，

归入其行政部档案室集中管理，其所属各部门或公司不得拒绝归档。

2．4. 5 对已归档的文件进行变更、修改、补充及公司产权变动过程中形

成的文件应随时归档。

2．5 员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部门或所属

公司行政部档案管理员，并填写《员工调离职档案移交清册》（请见附件 1）
确认后，方可办理调离职手续。

2．6 注销公司的档案处理。高尔夫管理公司、滑雪场管理公司、商管系

统（下辖南区管理公司、万达广场、物业公司、供暖公司）所属注销公司应

于 10 个工作日内向所隶属公司行政部移交全部档案资料，由管理公司本部行
政部监督档案移交全过程。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续。

2．7 归档的文件材料应齐全完整，遵循其形成规律加以系统整理，按归

档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内《文件目录》（文件索引，请见附

件 2）和《案卷目录》（案卷索引，请见附件 3）。

2．8 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁或有专门需要的

可适当增加份数。

2．9 管理公司本部行政部每年 6 月份进行全公司范围内的档案清册备案

工作。各部门、各公司做好档案的接收、移出、销毁情况的统计；组织机构

和人员构成情况的统计；室藏档案种类、制成材料、设备和装具的统计；档

案借阅与利用情况统计等工作；并做好统计资料的整理、分析与管理。

2．10 档案期限分类：根据档案类型不同，分不同保管期限进行归档管

理。

2．10.1 涉及重大企业决策、集团公司及本公司下发的红头文件、与政

府机关的框架性协议文件、其它与本公司相关的重要企业档案，保管期限为

永久。