2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装

订成册，编好页码，方便参会人员阅读。

（二）会议通知注意事项：
会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较

少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：

1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时

间、会议地点等。

2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如：电子邮箱（确保

每个参会人员都有呈送会议通知，避免遗漏），如有必要可另行电话通知参
会人员。

3、会议通知应提醒参会人员准备好相关的资料，例如：总结日常工作中

遇到的难题、困惑以及站点运作中出现的不规范现象等问题。

（三）会议议程安排注意事项：
1、会议开始时简要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇

报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会
议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人
员介绍会议流程。

2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作

时段内，如 9：00-11:00 或者 15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中
晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。

（四）会场布置注意事项：
1、会议场所应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。
2、根据参会人数安排好坐席，将会议资料在会议前摆放在坐席上。
3、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、

幕布、麦克风等器械。

4、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如笔记本、签字笔、相机等

以便于在会后做好会议总结工作。

（五）现场安排（人员入场时）注意事项：
1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签

到。

2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。
二、会议进行
（一）会议记录注意事项：
安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性

质的会议），记录内容会后留底。

（二）其他注意事项：
1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。
2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。
三、会议总结
（一）整理会议记录：
1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、记录，进行备案。
2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发