第三章  文件格式

一、公文一般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时

间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）、印发部门和时
间等部份组成。

“

” “

” “

”

二、密级分为 绝密 、 机密 、 秘密 。

“

” “

”

三、紧急程度分为 特急 、 急件 。
四、公文标题应准确、简要概括文件的主要内容。
五、发文字号包括代号、年号、顺序号。

“

六、公司发文代号为 JY”。内发文件对全公司具有效力，对外发文应表公司

的整体意志。

七、上报公文应在首页注明签发人姓名。
八、公文内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文件须经盖章或签字方为有效。
十二、发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项

的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转，
力避随意发文；发文由行政办统一编号。

  

第四章 文件编号

一、编码对照表

公司代码

部门名称

部门代码

文件编号

文件版本

JY

行 政 办

X Z

001-999

1 . 0 - 2 . 0

人 事 部

R S

001-999

财 务 部

C W

001-999

采 购 部

C G

001-999

销 售 部

X S

001-999

生 产 部

S C

001-999

技 术 部

J S

001-999

品 控 部

P K

001-999

二、档案编号
示例:
Q/JY-XZ-001-20120501/1.0 ，其中：
（1）Q——代表公司内部文件（用 Q 或 W 表示）
（2）JY——****饲料有限公司的简称
（3）XZ——部门代码

 

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