第2   

节 档案管理制度

1 管理机构与职责

1.1 股份公司档案实行统一领导、集中与分级管理相结合的管理模式。

1.2 股份公司档案室为公司档案管理部门，股份公司办公室为其行政主管部门。

1.4 股份公司各部室及所属各公司分管行政副总经理分管档案工作。规划院、酒店建设公

司、商管公司系统总部及各项目公司在不增编前提下，设专职档案管理员。股份公司各部室

和各地商管公司设兼职档案管理员。

2 档案的收集整理与归档

2.1 档案收存范围包括但不限于：公司设立、变更申请、登记以及终止、清算文件；公司

股东会、董事会、监事会形成的文件；各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管

理等各项业务工作中形成的具有利用、查考、凭证价值的文件。

2.2 归档文件由承办人办理完毕后 10 个工作日内移交所在部室档案管理员。

2.3 归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原

件的存放处。

2.4 各部室档案在办理完毕后的第二年 3 月 31 日前移交公司档案室。

2.5 对外签署的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，在签署后 5 个工作日内报

送公司档案室一份原件。

2.9 需延期向档案室移交的档案，应报分管行政副总裁批准。

2.13 移交档案应由公司（部门）总经理签字核准。交接双方应认真核对移交清册，履行

签字手续，移交清册一式两份，双方各留一份备查，见

《办表 4》

。

3 档案的借阅与利用

3.1 股份公司员工可以查阅本人所在部室的非涉密档案文件。如需查阅其他部室或公司

移交的非涉密文件，经查阅者本人所在部室总经理及文件所属部室（公司）总经理批准后

方可查阅，见

《办表5》

。

3.2 查阅有关投资、财务、成本、证照、合同等重要涉密文件必须经股份公司分管副总

裁、分管行政副总裁批准，见

《办表6》

。

3.3 档案原则上不外借，仅供在档案室阅览，复印或借出档案需办理借阅手续；借出

档案一般应在5个工作日内归还，如到期不能归还，应办理续借手续，见

《办表7》、

《办表8》

。

4 档案的销毁和统计工作

4.1 档案销毁应写出鉴定报告并编制销毁清册，报分管业务副总裁、分管行政副总裁

审批，必要时报总裁审批。待销毁档案需集中统一保管一个季度后销毁。销毁档案必须由

两人以上共同执行，可以采用焚烧、粉碎或化浆方式销毁，不得以废纸出售。销毁电子档

案，应将存储载体格式化或进行粉碎处理，见

《办表 9》、《办表 10》

。

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