4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌

立即挂断电话；

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；
6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电

的目的。

7、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；
8、记录后 5 分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认

对方接收信息正确无误。

9、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。

注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时

间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；

3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见

“

”

通知流程 ）；

——

相关记录：《来电记录表》

前台

（四）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程：1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸

张；

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图

纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写《设备报修单》并联络办

“

”

公设施维护人员进行检查维修；（详见 固定资产的报修与报废流程 ）；

4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项：1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；
3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业

人员进行维修；

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管

同意付费再使用；

5、节约资源，爱惜纸张；
6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。
 

相关记录：

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《设备报修单》

前台

（五）收发《工作汇报表》

工作流程：1、每月 1 日分发《工作汇报表》；

2、每月 30/31 日收集《工作汇报表》，检查填写是否正确，并交由行政主管审核；
3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字的《工作汇报表》连同

考勤统计一并交财务造工资表；

4、最后《工作汇报表》返行政主管归档。

注意事项：1、每月 1 日发，30/31 日收回，检查后并交行政主管审核；

2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤统计一起作为造工资依据交财务；工

资表完成后将《工作汇报表》返行政主管归档。

——

相关记录：《工作汇报表》

前台