（四）实现文件管理的自动化
　　通过 OA 办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管
理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，
不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的

 

共享和借阅，方便地实现了知识的共享。

 

　　

 

　　三、办公自动化软件在公司的应用

 

　　

 

　　（一）连接
　　就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递
送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接
起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。

 

　　（二）沟通
　　通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告发布
均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。

 

及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。

 

　　

 

　　（三）协同
　　协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作
流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档
内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改
者的姓名)  

。

 

　　

 

　　（四）监控

监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，

协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立

 

时可以进行事项跟踪的设置。

 

　　四、办公自动化软件的应用体会

 

　　
　　首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三

天处理的一个报告，在平台上可以压缩在 1h

 

内完成 (2)文件和工作都被自动、有序的流转，

在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;
(3)

 

信息发布平台使无效会议减少。

　　其次，协作性、灵活性显著提高。20 世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工

的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环
节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能
够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而

 

且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。

　　第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职

员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的

 

工作效率和管理效率。

　　第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都

得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督