五、办会要点

1、会议要素：名称、日期、时间、地点、主持人、规模（参加范围）、参加人、组织议程、

活动安排、经费名称、开支办法、目的和指导思想、议题和议程、方式方法、文件、商、最终
结果。

2、会务工作的任务
（1）会前准备：
组织班子、处理会务、安排议题、提出议程、起草文件、打印装订、制作会议证件、组织活

动、布置会场、安排座次发出会议通知准备食宿、安全保卫、车辆安排、接送代表等。

（2）会中活动：
签到分组、会议记录、文件发放、简报编发、组织讨论、安全保卫、生活医疗服务、新闻报

导、文娱活动。

（3）会后服务：
会议纪要、文件清退、立卷归档、返程车、机、船票，会议总结，会议决议执行情况，会

议信息反馈、研究。
六、印鉴管理制度

1、单位行政印章由办公室秘书管理，法人印章由出纳管理，财务印章由会计管理，

部门负责人、主管名章由本人自行管理或内勤管理，专用章由部门负责人或内勤管理；

2、严格用印制度，凡单位呈报上级和平行单位的重要行文及单位对所属职能部门发

布的指令、通知、批复等文件，经单位法人或主管领导在底稿上审批签字后，方可加盖单
位印章；

3、属于工作计划、统计报表、财务预决算等上报或归档材料，可按常规加盖法人及主

管名章。加盖名章，需有用印人签字，以备查考；

4、单位各部门对外联系业务，出具介绍信和职工探亲等由办公室用印出具证明；
5、凡是用印，原则上要有存根备查，特殊情况无存根用印，经主管领导批准，由办

公室秘书用印，并做好登记手续，由批准人及秘书在登记本上签字；

6、单位所属各部门印章的制作、启用、作废，统一由办公室扎口承办，各部门无权私

自改动；

7、下列情况，不予盖章：
（1）审批手续不全，按规定应有领导签字而没有签字的；
（2）公示文件不符合要求，不合规范，字迹不清，表达含糊，标点错误者；
（3）有可能涉及法纪，影响本单位荣誉者；
（4）非单位工作、业务事宜；
（5）与本单位工作、业务无关的其他单位证明；
（6）空白介绍信、空白信件、文件空白页。

七、文件档案管理规定

1、管理责任：文件档案管理由办公室秘书负责。部门文件材料由部门管理、需归档者，

填报归档登记表，交办公室管理。凡文件的原件，由办公室秘书统一保管，避免灭失，部
门业务需要只留复印件；

、公文归档、立卷的要求：分类登记、按序排列，及时清理，定期归档，按立卷，

年终装订，制作索引，便于索查，保证档案的完整和安全。

3、归档的内容与范围：
（1）政府及有关部门对本单位的指示、批文与批转的文件材料；
（2）单位制定的重要文件、指示、决定、规章制度；
（3）会议的重要文件、工作计划、总结、调研报告、重要的请示报告、信息反馈及各种