12.完成上级交办行政主管的各项工作。

※行 政专员

工作 概要 ：负责（协助人事总监）公司员工的招聘、个人资料

录入、档案管理及考核评定。
行政部门职责
一些较大公司的行政部门分工很细，一般设置总务办，下设办公室、后勤等
几个部门岗位，各岗位的职责和工作侧重点也具体有所不同。总务办的服务
对象一般上至公司高层管理，下至基层员工，服务对象广泛，处理的日常事
务也包罗万象。不同公司有具体的规定范围。

一、日常行政事务处理：

（一）接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼
貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，
热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应
的记录并跟进落实。
（二）文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关
部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，
公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原
则是：统一领导，分类管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档
案的有效利用。
（三）例会组织与纪要：按要求安排好人员的发言顺序，发言要短小精悍，
有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。
（四）车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，
公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车
站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时
可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。

 

（五） 日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有
效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围
与高效运作的工作效率。

二、行政管理工作：

（一）制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的
规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整
和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行
地提高员工工作主动性和规范性。
（二）部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的
思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与
其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及
时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意
与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，提高服务意识。
（三）绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司
工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的
各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得
努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的
意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。
以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。
考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议
等。

三、外部沟通

（一）政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱
态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。