比价采购是对某些一次性采购、专用设备、关键设备或金额比较大的采购等采用的模式，系
统提供询价比价功能。首先列出采购方式为比价采购的采购计划，然后做采购询价单。将每
个供应商的报价数据录入到采购管理模块中，采购管理模块会自动对不同供应商的报价进
行比较，采购员预选其中一家，申报给上级主管，经过多级审批，最后选中一家供应商。采
购管理系统记录整个询价、报价、比价、预选以及确定供应商的全过程，为以后的财务审计提
供参考和追溯。
对大宗、矿物质等质量不太稳定、企业需求量较大的原材料，一般采用按质论价模式。供应商
定价是指对强势供应商、短缺物资采用的模式，由于无法进行限价等控制，所以制作订单时
没有限制。
3.5 采购订单及跟踪
将目前的口头协议、正式订单、非正式订单全部以订单

(包括标准采购订单、外部服务采购订

单及委外订单

)形式录人到采购管理系统中，对及时跟踪订货和追溯历史成交记录以及统计

分析都很有必要，主要业务包括制作订单、订单跟踪、订单文本打印。
3.6 原料过磅与报检
对于需要过磅的原材料，采购管理系统提供地磅与采购收料的无缝连接，采购管理町以自
动从地磅衡上读出过磅货物的毛重、皮蕈，自动生成原料报检单。过磅后，取样人员在报检
单上填写样品号，质检员可立刻接收到该报检单，将样品化验。对于由管道进入的原材料，
如石化管道提供的产品，报检时可以随时查询罐区内各储罐的库容、库存和质量指标，方便
库管员决定原料进入何储罐。采购员或库管员在采购管理中做报检荤，取样员马上可以去采
样。对于不需要过磅的材料、设备，由采购员填写报检单。
3.7 原料检验和入库
采购管理对进入企业的材料分

3 个检验等级，即强检、弱枪和不检。原料属于强检范围。采购

管理中定义了每种原材料的质检指标、依据原始数据计算质检指标的计算公式以及质量判定
标准，化验人员将原始化验记录录入到采购管理中，采购管理自动判定本批次原料是否合
格。如果合格，仓库可以看到该笔入库物料信息，办理入库。如果不合格，采购管理系统会
提供不合格品处理流程。采购管理系统会控制只有多部门核准同意让步接收的物料方可办理
入库，不合格报告单上记录了不合格指标，原料使用部门可以进行工艺参考。原料入库后，
采购管理系统自动更新仓库、各储罐的库存量，并更新各储罐内原料的质检指标。
3.8 备品备件入库
重要设备属于弱检范围，即仓库管理员通知专业技术人员进行专业检验，比如试压、试水等
检验。普通的备品备件，属于不用检验的范围，只要有合格证即可。办理入库时，根据对方
的送货清单。库管员引用企业供应部下的订单直接做采购入库单。办理入库后，库存鼍自动
更新。
3.9 采购发票
材料入库之后，供应商需提供采购发票。采购发票包括增值税发票、增值税发票

(蓝／红字)、

普通发票、普通发票

(蓝／红字)及费用发票(蓝／红字)。采购发票由采购业务员录入，或由供

应部专门的信息员录入。录入时引用采购订单，发票所需的所有的物料名称、单价、金额、税
额等均可从订单中查出，发票保存后，采购管理系统会将发票数量回填到采购订单中。备品
备件发票上的货物金额、税额明细可以自动完成汇总，与客户发票汇总数据保持一致采购发
票是业务系统联系财务系统的重要桥梁，结算以后的发票可以自动传递到应付系统并形成
应付帐款。
3.10 发票结算和差异处理
发票录入采购管理系统后，系统会将其和入库单进行结算，计算材料入库成本。系统要支持
货物供应商、发票提供商和运输服务商

3 方结算，支持费用与货物的同时结算，也支持费用