2、档案资料分类应清晰、全面；
3、档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档；
4、档案必须使用专用资料柜、资料盒；
5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。
三、档案的借阅
档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法
按
以下制度执行：
1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附双方负责人许
可签
字；
2、本部门员工借阅，借期不超过两天。如因需要延长借期，须出示借条并附部
门负
责人签字；
3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开；
4、按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行
处
理，造成重大损失者当追究责任。
四、档案的保管
1、档案接收时要认真清点，验收份数、张数、规格必须符合要求，办理交接手续
后
方可入档；
2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内
上
柜保管；
3、档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于查找；
4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做
到账
物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。
五、档案的剔除和销毁
1、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔
除，
必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示；
2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后
销
毁。