量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发

,传统做法已无法很好地满

足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要

,与当前的利用需求存在一定矛盾。 

　　

 另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负

责管理本单位合同档案

,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼

职

) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使

用和到期鉴定销毁

;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因

合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前

,随着社会信用体系的构建,不少地方

开始推行

 

　　

“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,

使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。

 

　　

 鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层

次

,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开

展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作

,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪

管理。由合同部门

(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集

相关交易凭证

(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份

用于档案部门正常分类归档

,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建

立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息

,后者可以采取灵活多样的分类和

排列方式

,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位

机构设置情况

,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。 

　　三、合同档案保管的划分

 

　　

 对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次

轻重一律列为永久保管

;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实

上这两种做法在认识上都存在误区

,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存

期限时

,要联系合同价值进行综合分析。 

　　

 例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,

它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素

;有的合同具有深远的社会影

响

(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠

纷案件呈现上升之势

,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无

具体标准可循

,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的

眼光和动态观点看问题

,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。 

　　四、对变更、撤销和失效合同的管理

 

　　

 对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合

同具有法律意义上的特殊凭证效用

,对其变更与解除也应慎而处之。 

　　

 《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办

理批准

(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,

要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续

,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部

回收

,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案

存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失

,而造成不必要的经济纠纷或损失。 

　　五、合同档案信息资源的开发

 

　　

 长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在

编研方式上

,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二

次编研外

,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一

体化和中国加入

WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。积

极开发合同档案资源

,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理