6. 人事档案的转递
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：
取出应转走的档案。
在档案底账上注销。
填写《转递人事档案材料的通知单》。
按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
7. 人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
7.1 查阅
设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关
人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
7.2 借出使用
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履
行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在

“借阅登记表”上进行登记，逾期未归

还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
7.3 出具证明材料
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，
由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经
主管部门审批，加盖公章后方能生效。
8. 人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的

 

重要保证
8.1 查阅手续
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，
目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门
审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
8.2 外借手续
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负
责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，
材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。
8.3 出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人
员

(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，

结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖
公章，然后登记、发出。
9. 人事档案保密规定及保存期限
9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂

改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工

离职之日起

3 年后方可销毁。