午的时间来写书。如果我放纵自己先写书，可能就会没有时间写完明天要交的报告。
    另一项值得一提的「办公室法则」，就是法则二：「确定这是有实际效用的会议。」这项法
则提醒我，除非会议已订出实际议程，否则就避免参加会议。根据 NFO 研究机构最近所
作的调查显示，企业专业人士每个月平均参加六十次以上的会议，现在，美国员工几乎
就花掉三分之一以上的时间在开会。
遗憾的是，半数以上的会议不是根本没必要，就是毫无效率可言。在同意出席会议前，先
看看会议讨论的主题是什么，可不可能在不召开正式会议的情况下，就解决讨论的问题。
通常，半数以上的问题能在不召开正式会议，就解决掉的。演员、小说家暨电视游戏节目

 

主持人的史坦 (Ben Stein) ，曾被问及如何在这么少的时间内做这么多事，史坦回答说：
「这很简单！因为我不开会。」

 

会议可算是一位时间大盗。考德威尔 (Charles Caldwell) 

 

在其所着的《为成功整队》 (Team 

Up for Success) 中，提出下列几项管理开会时间的秘诀：
　事先决定会议开始及结束的时间。在会议开始前让与会者知道这项讯息。
准时开会、准时散会。就算与会人数未到齐也准时开会。
订定每件讨论事项的讨论时间。确保与会者知道每件事项有多少讨论时间可用。
掌握会议时间。提出此类意见：「我们还剩下三十分钟。」帮助大家掌握时间。
想让会议时间缩短一些吗？不妨试试看这个方法：把会议室内的椅子先搬走。根据美国密

 

苏里大学 (University of Missouri) 

 

管理助理教授布鲁东 (Allen Bluedorn) 的看法，以站立的

方式开会所需的时间，比坐着开会所需的时间要少三分之一，而且会议决策的品质还一
样好呢。
4\克服拖延的毛病

 

企业家嘉姆 (Victor Kiam) 曾说：「拖延是机会的杀手。」拖延是让人工作进度落后、无法赶
上截止期限、使工作成效极差的最大因素。十九世纪美国马戏团老板暨表演者巴南 
(Phineas Taylor Barnum) 就曾提出忠告：「千万别把现在这一小时内可以做到的事，拖延不

 

做。」科学家赫胥黎 (Thomas Huxley) 也指出：「犹豫绝不能把事情做好。」
制作一张每日待办清单，然后指定自己在每小时内做不同的工作，就能帮你掌握工作进
度，避免把事情一拖再拖
一旦在心中有了谱，知道短期截止期限和长期目标后，你就能在每天的行程中保留一些
弹性，可以依照自己对各项项目的热忱，调整工作和时间。
把工作划分成以每小时为单位所能执行的小任务，然后在时间表上变变戏法，让你在最
想做某件事时就做某件事，这样一来也可以帮你克服拖延的毛病：当你对某件项目感到
厌烦，或是想不出什么点子时，就换别的工作做
做完工作时，别忘了给自己一点奖励。如果你整整一个小时都在处理一项进展相当慢的预
算，奖励自己一下，休息片刻、读一读信或起来走动走动。如果你整个早上都照着时间表
把事情做好，中饭时就去吃自己最爱吃的东西奖励一下。
让每天每小时的生产力发挥功效的最佳方式，就是订定每小时时间表。拥有这种时间表的
人，知道自己在每分钟该做什么事，因此，就会强迫自己赶快把事情做好。没有订定这种
时间表的人，可能一整天都在迷迷糊糊中度过，一下做这个、一下做那个，从这项工作换
到另一项工作，结果什么事也没做完。

 

如同福特汽车创办人福特 (Henry Ford) 的观察：「如果你把一件事分成几个细小的部
分来做，那就没什么特别难的事了。」任何看起来似乎很艰巨的项目，划分成几个
部分、几个阶段或几个层面，一次进行一部分，项目就变得不那么吓人。接着，把
这些划分后的工作，排定工作时程，依照时程表上的截止期限逐项进行。
实际上来说，任何人都可以利用这种方法，更轻松地应付一天中每小时的工作。只要你把