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PwC175b(1)

Accounts Payable - Best practice features



Authorise and 
set up new 
suppliers 
payment details



Maintain 
supplier 
payment details



Segregation of 
duties between 
supplier set up, 
voucher 
processing and 
payment 
processing



Accounts payable 
process vouchers: 
invoices, expense 
claims, credit 
notes, debit memos 
and prepayment 
requests



Suppliers required 
to use PO number 
on all documents 
and three way 
match wherever 
possible



Consolidated 
periodic invoicing 
for high frequency 
suppliers

Process Features

Maintain supplier 

details

Process vouchers



Optimisation of 
early payment 
discounts 



Payment runs 
properly 
authorised

Process payments



All transactions 
completed 
before period 
closed



Reconciliation of 
Accounts 
Payable activity 
and 
reconciliation 
with General 
Ledger control 
account



Management 
reports run 
once period is 
finally closed

Period end 

processing 

and reporting