24、通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序等，均应视同会计档案进行保管，
保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后
5 年。
25、打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按有关规定立卷归档保管。
26、电算化会计档案保管，温度：4℃—50℃，相对湿度：8%—83%，磁场强度 50 奥斯特。
第四章 计算机基本操作
1 “
”
“
”
、 最小化 按钮位于窗口标题的右侧，单击 最小化 按钮可以将窗口改变成最小状态，此时转入后台工作，成为非活动窗口。
2、所谓文件格式，是指文件数据以什么样的排列方式存储在电脑磁盘中的。音乐文件的格式有 WAN、MP3、MIDI、RM 等。
3、一个文件名由两部分构成：文件主名·扩展名。文件主名允许 1-255 个字符。每个文件都有三个字符的扩展名。文件名中不能出现以下字
符，即：
\ /
：
* “
？
< > | 等。
4、输入 A？和 A*且忽略扩展名时，搜索结果为：所有以 A 打头的各种类型的文件。
5、文件夹包括：Windows
文件夹、
My Documents
文件夹、
Program Files 文件夹、自建文件夹。
6、要取消所选择的文件或文件夹，只需在空白处单击即可。
7、在资源管理器中，可以用三个方法重命名文件或文件夹，即：菜单法、快捷菜单法和鼠标法。
8、汉字编码包括：输入码、内码、交换码（国标码）、输出码。
9、ASCⅡ 码表中所有的英文字母及符号都是半角字符。全角字符一般要占两个标准字符，所有汉字和汉字国标码表内的图形符号、英、日、
俄、罗马字母等都属于全角字符。
10、可以用组合键 Ctrl＋Shift
“
连续操作，选择不同的输入法。无论切换到哪种中文输入法，如果希望切换回英文输入法，均可按
Ctrl＋
”
空格 组合键来实现。
11、一个 EXCEL 工作簿中可以包括 1-255 个工作表。系统默认状态下，一个 EXCEL 工作簿中含有 3 个工作表。工作表的最大行号是
65536，最大列号是 256。
12、工作表中行与列相交的位置称为单元格，它是工作表中最基本的存储单位。每个单元格由唯一的单元地址标识。激活单元格可以通过：
利用鼠标和利用键盘两个方式。
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“
、相对地址的表现形式：列号在前，行号在后。绝对地址的表现形式：在列号与行号的前面同时加上一个
$”符号，如$D$6。
“
混合地址的表现形式：列号或行号前有一个
$”符号，如$D6 或 D$6。
第五章 会计软件操作
1、会计软件系统最多可以建立 999 套账。
2、系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份；二是以账套主管的身份。
3、操作员编号在系统中必须惟一，即使不同的账套，操作员的编号也不能重复。所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。
4、用来输入新建账套号的编号，账套号为 3 位，账套号惟一，且必须输入。
5、账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，用户必须选择输入。行业性质是用户必须选择输入的。
6、系统管理员可以指定某套账的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限
指定。 输入一个职员的档案信息后，必须敲回车键换行才能保存。
7、结算方式设置主要内容包括：结算方式编号、结算方式名称、票据管理标志等。
8
“
、编码设计时必须注意，科目级长如设定为二位，在编码设计时，如果科目在十个以下，编码的十位数必须以
0”表示。
9、增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。
10、若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。
11、期初余额录入，是将手工会计资料录用到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计
发生额由系统自动计算。红字余额应输入负号。
12、期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证；如果已经记过账，则不能再录入、修改期初
“
”
余额，也不能执行 结转上年余额 功能。
13
“
”
、如果在启用账套时设置凭证编号的方式为 手工编号 ，则用户可在此处手工录入凭证编号。
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——
——
、凭证内容：摘要
不能为空；科目
必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。金
——
额
不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。
15、采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。
凭证一旦被保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
正文中不同地的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
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