离

,不能为同一人。订购单的内容应当包括:商品的品名、数量、价格、厂商名称和地址。ERP 采

购系统虽是一个有效的采购平台

,但即使如此,供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个

过程也需要用制度加以规范。

ERP 系统内供应商的资信、到货率直接影响到对供应商的评估,

所以供应商信息资料需要专人维护

,应建立有效的供应商评审机制,只有评审合格的供应商才

能进入供应商目录。评估程序的不当或资料的不准确容易造成选择供应商的不恰当

,由此形

成的不能供按时、保质保量供货便是这一环节所面临的风险。

在

ERP 环境下,系统应内置严格的审核程序,确保订购单所列内容的完整性和可接受性,该程

序的使用应由企业预先制定的最佳信息提供支持

,该模块应当具备及时更新的内容。例如,某

种商品近期的市场价格

(或可接受价格的高低范围)、规格、型号以及供应商的距离、信誉等。

为确保信息更新的准确与及时

,同样信息的更新必须由特别授权的人员进行修改并附相应的

文件。在

ERP 系统中,在接收到已批准的请购单之后,系统会自动生成订货单并连续编号,经系

统连续编号的订货单在经授权的采购人员确认之后形成正式的采购订单和采购合同

,采购合

同经审批后生效

,采购订单会自动分别传送至检验部门、仓库管理部门、请购部门、财务部门。

采购合同信息和采购订单信息一致

,采购合同除包含采购订单具有的所有信息外,还具有更详

尽的付款信息和质量保证信息等

,采购合同作为物流和资金流联系的纽带,而采购订单主要是

物资信息

,和在 ERP 内将规定的内部审核机制固化在系统内上,应严格单据完整性检查,审核

项目不完整的单据将不能流转到下一步骤。采购合同的订立和审核不能为同一人。

3.验收商品

验收部门接受有效的订单代表企业接收供应商发运来的商品

,验收应当逐一比较所收商品与

订购单的要求是否相符

,如商品的品名、说明、数量、到货时间等,然后盘点商品并检查商品是

否符合质量要求。

验收是采购业务的重要控制环节

,ERP 系统中应当控制所收商品与订单所列内容相一致。验

货入库后相关的采购单在

ERP 内部也会进行自动检查,当差异超过了预先设置的界限时将会

被拒收。只要实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离

,这一环节的风险是较小的。

为了防止验收部门无法验证某些特殊商品

(例如化工产品)是否符合质量标准,ERP 系统中规

定特殊商品的验收必须经授权的人员检验方可确认验收。验收之后

,验收部门在 ERP 系统中

应对根据采购订单生成的收货单点击确认

,并由此生成连续的验收单,作为验收和检验商品的

依据

(特殊商品还需授权人员确认),验收合格的物资自动传送给仓库部门作为其入库的依据。

与此同时

,系统还会将生成的验收单传输至财务部门,以备付款。

4.储存已验收的商品

本环节理想的控制程序是

:单独设立存放商品的存储区,确保实物资产的安全与完整。实行资

产的保管与采购的其他职责相分离

,减少未经授权的采购和盗用商品的风险。在 ERP 系统中

预设定期盘点提醒模块

,对已经到期的商品的盘点工作,应由不同的部门来履行。

5.付款控制

企业财会部门在办理付款业务时

,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、