材料采购入库及报销流程

1 目的为加强公司的物流管理，合理利用资金，使物资采购、物资入库规范化，避

免发生不必要的损失，特制定本规定。

2 范围本规定包括所有入库、销售、外协加工、采购物资入库、材料领用出库的相关管

理。

3 物流管理的要求所有物资应做到:定期清点、核对，保持帐、卡、物三一致并根据物

资实际状况对长期不用以及需报废帐务处理的物资应及时清理办理相关手续。

3.1 材料采购申请
3.1.1 各用料单位根据生产及管理需求向主管部门提出申请，由主管部门填制材料

采购计划表（一式三份），经分管领导审核签字后，一份由部门留存，一份交采购人员
进行采购；一份交保管按时核对查收材料。

3.1.2 原料和部分材料（劳保等）的材料采购计划由保管员申请，并由采购人签字

后进行采购。

3.1.3 原料和大宗材料的采购必须签订购货合同，合同内容应填写规范、完整，不得

做出对公司有损的条款。

3.2 采购申请用款
3.2.1.采购人员接到材料采购

“

计划后，向财务部门提出用款申请，并填制 用款申请

”

单 ，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报

“

”

部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的 用款申请单 后支取款
项，并在在规定的时间内购回材料.

3.2.2 材料采购应当索取发票及材料清单，发票开具的事项内容必须真实、完整。一

切原材料的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销，无税票的，其材料价格必须下
浮到能补足扣税额为止。同时要注意审查发票的正确性和有效性。

3.3 入库
3.3.1 采购人员必须将购回材料送交保管验收入库，同时应出示发票及材料清单

（原则上要求取得发票，对没有发票的材料要求有收据及清单）；保管员根据 材料采购
计划及随货单据分别验收材料的数量、质量、规格，审核无误后填制入库单，保管人员及
经手人签字生效，保管人员不得代签。

3.3.2 原料的运输费用入库手续同材料的入库手续相同（煤、碱、石英砂等）。
3.3.3 所有材料必须在每次验收入库完毕后开具入库单。小材料的入库单一式三联一

份保管留存；一份由经手人或专人连同发票送交财务；一份报销人留存。增值税发票的入
库单为六联（存根、会计记帐、材料会计、抵扣联、供货单位、保管）入库单的填制必须项目
齐全并同时编制入库单号，金额必须计算不含税价、税额及合计数。

3.3.4 对于碎玻璃、煤等需过磅的材料必须附带过磅单，有扣损或扣杂质的，入库单

填写实收数、扣损数；酒厂退回的碎玻璃成品保管登记后材料保管应办理入库手续。

3.3.5 入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材料明细账，并

根据过磅单、检验单等有效单据及时填开货到票未到收料单，在收到发票后，冲销原货到
票未到收料单，并开具材票到入库单，月底将货到票未到材料清单上报财务。收料单的填
开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致，如属票到抵冲的，应在
备注栏中注明原入库时间，收料单上还应注明单重和总重。收料单上必须有保管员及经手
人签字，并且字迹清楚。每批材料入库合计金额必须与发票上的不含税金额一致。

3.3.6 对月末货到而无采购发票的物资可根据合同价格（不含税价）办理估价入库，

“

”

并在入库单上注明 暂估入库 ，采购员签字后递交财务部门一份。下月初对上述事项先开