3

秘书

秘书

/

/

助理的工作职掌与权责

助理的工作职掌与权责

　

项目

内容

1 、日常行事计划表管理

预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计划

的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整，向

上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订

座与购票，旅费及预付款等的收受

2 、环境的整理准备

照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节（换气和温

度），上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆

设、办公室配置的检讨、上司办公桌的整理、用品、消耗

品的准备和管理

3 、会议及集会的动作

开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场（开会

场所或宴会场所等）的选定及预约、会场的设立、必要用

品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭

菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录的制作及

分发、集会的准备，运作及事后的处理。