每两周项目组进行一次项目工作沟通会议等等。
　　(4)统一项目文件格式。对于项目统一文件模板，是规范管理的一项措施，所以必须

 

统一各种文件模板，并提供编写指南，以保证项目沟通的效率。
　　(5)沟通计划应简单实用。沟通计划是用来执行的，要保证项目相关人员已经正确理

 

解，避免为计划而计划，使其束之高阁。
　　3.

 

采取多种有效的方式进行沟通

　　优秀的项目经理知道如何计划沟通工作，了解每一个团队成员需要什么类型的信息 ，

 

并在项目工作中根据不同的目的采用不同的沟通方式。
　　(1)书面材料。对于一些重要的、需双方确认的信息可以采取这种正式的方式进行沟通。
 
　　(2)电子邮件。通过这种方式可以方便地传递与客户、供应商、项目团队成员之间、上层

 

管理者之间的文件，比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告、项目文档等等。
　　(3)

 

提供一个正式的论坛。在此上面可以公布用来沟通的政策和工作程序。

　　(4)

 

即时消息。可通过电话、短信平台等使项目各方可以实时地沟通。

　　(5)

 

项目会议。通过项目会议沟通项目状况、存在的问题，以及解决的方式等。

　　(6)

 

电视电话网络会议。为身处异地的团队成员提供一个参与沟通的方式。

　　(7)

 

内部网、互联网留言板。可与全体成员进行正式地沟通项目状况，进展和目标。

　　(8)

 

实地沟通。与你的团队、客户、供应商等面对面地沟通。

　　(9)非正式沟通活动。如联谊活动、聚会、个别交流等，都可使其与项目相关方关系更

 

加融洽。
　　(10)

 

使用先进的项目管理软件工具。可提高沟通的效率和有效性。

　　4.

 

保证信息的正确传递

　　信息的传递一定是双向。首先，必须保证你所传递的信息是正确的信息，而不是给他
们提供过量的不相关的或是重复性的信息，也就是说传递的信息质量要高；其次，必须
保证信息被接收者收到了，即所有的沟通方式，必须有回馈机制，以确认接收者已收到 ；
再次，必须保证对收到信息的理解是正确的，以免给项目带来或大或小的损失。对于一些

 

重要的信息，在可行的情况下采用双方的会谈可能会更快更准确地让人接收。
　　项目管理中涉及到众多的项目相关方，而项目经理与项目各个相关方之间建立良好
的沟通是非常必要的，同时为保证项目沟通的有效性，项目经理应采取适当的沟通方式、
规范的沟通行为，保证信息传递的准确、及时、理解无误，只有这样，才能为项目的成功

 

提供保证。