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恒 康 乳 业 有 限 公 司 部 门 级 合 同

管 理 制 度

   

文 件 号

HK-C-001

    

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1

 

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第 1 页

 

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1 目的及适用范围

1.1 为了规范恒康乳业有限公司合同管理，降低合同风险，特制定本程序；
1.2 本程序的适用范围为恒康乳业有限公司部门级合同相关工作，但不包括人事聘用合

同；

1.3 本程序由恒康乳业有限公司总经理办公室拟定，其解释权及修改权归恒康乳业有限

公司总经理办公室；

1.4

本程序自 2001

     

年 月 日起执行。

2 职责

2.1 合同管理的总责任人是总经理办公室主任，负责：制定和修改合同管理制度；给定

合同编号规则；检查公司所有合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；
在合同上盖合同章并编定合同号码；建立恒康乳业有限公司的合同台帐并记录公司
合同审批和执行进程；保存一份合同副本归档管理，并向集团文秘中心传递合同正
本和汇报合同管理状况。

2.2 相关业务部门经理负责提出合同申请，从使用者角度审批合同。
2.3 合同执行部门负责寻找、洽谈、拟订和执行合同。
2.4 财务部负责根据预算审核该合同并保存合同正本；在合同执行中负责根据合同规定

核付/核收合同帐款；根据合同执行情况更新合同管理台帐并及时向文秘中心和总经

办发送。

2.5 法律顾问负责审批合同的合法性。
2.6 相关业务部门上级主管负责在权限范围内终审该合同。
2.7 文秘中心负责接收并保存合同正本和合同管理台帐。

3 流程概要

3.1 合同拟订

3.1.1 合同使用部门根据工作计划向合同执行部门提出申请，并提供标的的详细书

面要求。

3.1.2 合同执行部门根据业务部门的需要寻找供应商/经销商/合作伙伴
3.1.3 合同执行部门与供应商/经销商/合作伙伴共同拟订合同草样（一般要求同一

标的至少有 2-3 家）

3.2

合同审批

3.2.1 合同执行部门拟订合同草样。

3.2.1.1 合同标的物如果为有形产品应在合同草样中附样品
3.2.1.2 合同标的物如果为无形产品或服务则应在合同草样中详细说明产品或服

务特质

3.2.2 合同执行部门填写《合同审批表》，附合同草样交合同标的物或标的服务使

用部门审核。使用部门应详细考察合同注明的标的物价格、交付周期、质量、
数量等或考察样品是否符合要求。

3.2.3 使用部门审核后出具审核意见，交还给执行部门修改。

3.2.3.1 如果使用部门同意，在《合同审批表》上签字认可
3.2.3.2 如果使用部门不同意，则同执行部门商讨后，由执行部门重新洽谈、修

订合同