文秘部门应怎样做好文件材料的收集工作
文秘部门是一个单位文件管理的重要单位,负责上级发文的接收、登记、
批阅、传阅、催办等;本单位文件的起草、核稿、审核、送领导签发、编号、
打印、分发等;隶属单位之间、平级单位问题的协商,联络等,文秘部
门最了解文件之间的内在联系,文件形成和办理过程,对文件的保存
价值最清楚,收集、保管文件最直接,最方便。因此,收集文件材料归
档工作是文秘部门的一项重要任务。是档案工作的基础,
一、文件转化成档案
立档单位在其职能活动中,将办理完毕的具有考查利用价值的文件材
料归档保存。
“
”
二、对归档文件材料收集工作要求把好 三关 :
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一是把好文件形成过程中的质量关。对一份文件从起草
修改
审核
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打印 校对 盖印 分发每一环节都要按照公文要求的格式严格执
行,保证文件质量;二是把好文件承办过程中资料齐全、准确关。对文
件办理过程中的每个细节认真履行工作职责,按照领导批示要求,将
承办结果及时反馈,保证文件材料齐全、准确;三是把好文件收集、整
理、归档及时关。
将办理完毕的,具有保存价值的文件材料及时归档保存。
三、归档范围:
1、 不应归档文件范围
(1)上级机关的任免、奖惩与本机关人员无关的普法文件;
(2)上级机关发来供参考的材料;