公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司
文件的有效性，特制定本规定。

　　

1、文件的发放：

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1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文

件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件

　　，由办公室安排专人统一发放和回收。

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2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明

发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

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3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由

部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时
将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立

“文件发放回收登记表”，并由个

人亲自签字接收。

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4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人

只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

　　

2、文件的更改：

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1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美

观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直
属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发
放范围及存档予以更改。

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2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回

后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上
方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

　　

3、文件的换页：

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1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行

修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理
签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。