摘要：档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多
环节配套的复杂系统工程。系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管
理和科学决策，是十分必要的。

 

　　关键词：档案；信息；系统

 

　　中图分类号：

G270 文献标志码：Ａ文章编号：１６７３－２９１Ｘ（２０ 11）17－

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206－02 

　　

 

　　加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各环节的自动化，是实现档案工作现代
化、提高档案系统整体功能的基础和手段。所以，利用档案信息自动化系统提高应用水平，
需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解
决的途径。

 

　　一、提高档案标准化、规范化水平

 

　　目前，档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。所
以，我们要转变认识。档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施，就要抓好档案标
准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

 

　　二、要着眼于提高系统的整体水平

 

　　档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应
达到一定水平，并通过网络加以联通，这样，才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部
分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。

 

　　三、有重点地抓好数据库建设

 

　　目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段
完成这一步的关键在于数据库建设。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、
由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，
坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立

“活库”，以利用频率和使

用效率考核数据库的

“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。若能把综合数据库的完

善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自
动化系统效率大大提高一步。

 

　　四、慎重选定技术路线

 

　　信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程
影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软
件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在
信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应
当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要
符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观
监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此，不断发生买了设备不能
充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发
展，再进行每一项具体的决策。

 

　　五、实事求是地改进管理体制

 

　　集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不
例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，
这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能
使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在
集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工